Stap voor stap naar data- en applicatie-integratie

Start met het inventariseren van de huidige en gewenste situatie

De noodzaak tot integreren komt vaak van buitenaf, of doordat interne processen niet soepel verlopen. “Veel organisaties worden door klanten verplicht om digitaal te communiceren. Maar het kan ook zijn dat de interne communicatie beter moet, omdat de marketingafdeling zonder Excel-sheets wil werken”, vertelt Van Bentum.

“Als de expertise om te starten met integratie ontbreekt, dan zit je met de handen in het haar. Voor je aan een integratieplatform begint, is de vraag altijd: waar zitten de pijnpunten? Hoe werkt het nu en waar moet het beter? Dan volgt pas de stap: hoe gaan we dat doen?”

“Die fase noemen wij ook wel de foundation phase”, vult Oort aan. “We inventariseren wat er is en gaan luisteren en praten, om de huidige staat van de organisatie te ontdekken. Op die manier ontdekken we de geschikte benadering: een fabriek hecht veel waarde aan continue productie en een efficiënt productieproces. Energiebedrijven zijn veel bezig met cybersecurity en hebben uitdagingen in netwerksegmentatie.”

Hij vervolgt: “Uit de foundation phase fase rolt een hoogover-architectuur. We onderzoeken: wat betekent dit concreet? Wat gaan we verbeteren? Wat kan als basis van de integratie dienen?”

Begin klein, met één van de belangrijkste pijnpunten

De eerste stap moet klein zijn, stelt Oort. “Een groot project op de organisatie loslaten heeft geen zin. Je moet het belangrijkste, maar minst risicovolle beetpakken. Bijvoorbeeld door contracten of formulieren automatisch te valideren, om een papieren systeem weg te nemen.” De start van het integratieproject is een proof of value: richt je op iets dat slechts een paar weken werk kost en waar je medewerkers gelukkig mee maakt. Je leert zo hoe een klant werkt én kunt toe naar een grotere, risicovollere en impactvollere integratie.

Zo’n grotere integratie kan het samenbrengen van datastromen zijn. Bij het integreren van applicaties krijg je automatisch te maken met data. “Je hebt een ordersysteem dat bestellingen doorstuurt, een ERP, een voorraadsysteem… Die zijn constant in dialoog”, stelt Oort. “Klassieke platformen proberen dat eenmaal per dag op een rij te zetten. Door dit real-time te regelen, is data constant bruikbaar. Haal je transactiedata op een goede en efficiënte manier door de keten, dan kun je mooie dashboards samenstellen. Bijvoorbeeld om prijsfouten snel te ontdekken.”

Van Bentum vult aan: “Ook de synchronisatie van de betekenis van de data is belangrijk. Met een Master Data Hub haal je dezelfde type data uit applicaties en gaat die matchen en samenvoegen. Daardoor wordt data constant gevalideerd en creëer je een golden record. Dat is de beste informatie die je kan krijgen.” Door deze data te synchroniseren, komt in elk systeem exact dezelfde data terug: de beste gegevens van een klant.

Maak verandermanagement vanaf de start onderdeel van het project

Of integraties worden geaccepteerd in de organisatie heeft deels met de bedrijfscultuur te maken, maar vooral met de manier waarop je het project aanpakt. Oort: “Als medewerkers een integratieproject ervaren als verandering, dan is dat al niet goed. Voor een project van start gaat, moet je inventariseren bij medewerkers: dit zijn de plannen, wat denken jullie ervan? Verandermanagement is gemakkelijk als iedereen vanaf het begin aan boord is.”

Hij illustreert: “Wat je wilt bereiken, is het gevoel dat je een steentje uit hun schoen haalt, zodat ze zich beter op hun werk kunnen focussen. De adoptie gaat dan natuurlijker: je neemt immers drempels weg.”

Kies een flexibel en toekomstbestendig integratieplatform

Waar moet je op letten als je aan de slag wilt met een integratieplatform? “De integratie-architectuur moet naadloos bij het bedrijf en de industrie passen”, stelt Oort. “Houd ook rekening met verandering, want niets is zo veranderlijk als een architectuur. Alles moet vanaf stap één beschreven zijn: ‘als we groeien, dan moeten we op deze manier schalen’, ‘als we veerkrachtig willen zijn, dan moeten we naar de datacenters kijken’. Je wilt flexibel zijn voor zaken die je niet kunt voorspellen: toekomstbestendig.”

Van Bentum voegt toe: “Sommige organisaties weten wat gaat veranderen, bijvoorbeeld als de ondersteuning van applicaties stopt. Het voordeel van een integratieplatform als Boomi is dat we alle databronnen verbinden – of dat vandaag nu type A is of morgen type B. Bedrijfsprocessen blijven intact, ook als je de connector verandert. Dat maakt het gemakkelijk om toekomstbestendig te zijn.”

Bovendien is Boomi een low-code platform, waardoor diepgaande kennis of ervaring met codetalen niet nodig is. Dat lost meteen het gebrek aan kennis en mankracht bij veel organisaties op. “Door een low-code platform te gebruiken, heb je minder developers nodig. Tachtig procent van onze klanten heeft geen code in processen, maar configureert met drag and drop. Zo is een integratietraject veel gemakkelijker dan als je meer codegedreven bent.”

Oort beaamt dat: “Als je logisch kunt nadenken, kun je ontwikkelen in een low-code integratieplatform. Wij werken ook altijd in teams waarin de business en techniek zijn gerepresenteerd. Op die manier ben je efficiënter bezig dan iemand ‘sec’ te laten programmeren. Je wilt de doorlooptijd verkorten om snel waarde te kunnen leveren. Door de business en techniek te laten samenwerken, floreren integraties.”

Wil je meer weten over de staat van data- en applicatie-integratie bij organisaties? Download dan ons onderzoeksrapport.