Complex IT-landschap? 7 transformatietips voor jouw productiebedrijf

De kans is groot dat het IT-landschap van jouw productiebedrijf zich gaandeweg heeft gevormd. Daardoor heeft ieder bedrijfsproces nu een eigen IT-oplossing. Of misschien is er wel een overkoepelend ERP-systeem, maar dat bestaat dan wellicht grotendeels uit maatwerk. Met als gevolg: een behoorlijk complex IT-landschap dat voor allerlei soorten hoofdpijn kan zorgen.   

Geen flexibiliteit of innovatievermogen 

Een complex IT-landschap is vaak duur, omdat je veel tijd en geld moet steken in het up-to-date houden ervan. Bovendien ontbreekt documentatie over de verschillende oplossingen regelmatig en zit kennis vaak voornamelijk in de hoofden van medewerkers.  

Maar het grootste probleem is het gebrek aan flexibiliteit en innovatievermogen. Innoveren en meebewegen, is met een complex IT-landschap enorm uitdagend. Willen je klanten opeens iets anders of zijn er aanpassingen nodig aan je bestaande product? Of wil je innoveren en bijvoorbeeld stappen zetten op het gebied van Industry 4.0? Dan moet je moeiteloos je systemen en processen kunnen aanpassen. Maar met een complex en star IT-landschap gaat dat niet of nauwelijks.  

7 tips voor een toekomstbestendig IT-landschap 

Een complexe IT-omgeving is een groot struikelblok voor de toekomstbestendigheid van jouw productiebedrijf. Liever creëer je een vereenvoudigde infrastructuur met een stabiele basis en optimale wendbaarheid. Een infrastructuur die naadloos aansluit bij de doelen van jouw bedrijf en zorgt voor continuïteit, omdat collega’s eenvoudiger elkaars werk kunnen overnemen. Dat kan bijvoorbeeld in de cloud zijn, zowel in de public, private, hybrid of multi-cloud.  

Maar waar let je op bij zo’n transformatie naar een versimpeld, schaalbaar en toekomstbestendig IT-landschap? 

1. Neem iedereen mee 

Eén van de meest doorslaggevende factoren voor een succesvolle transformatie? Jouw collega’s. Zij moeten na de transformatie immers werken in de nieuwe IT-omgeving. En dat terwijl ze de huidige IT-oplossingen juist vaak door en door kennen. Veel mensen vinden zo’n verandering spannend. Zorg daarom dat je jouw collega’s vanaf het eerste moment betrekt in dit proces. Van collega’s op de productievloer tot kantoor en het management. Jong én oud. Laat iedereen meedenken, luister naar zorgen en neem ze serieus. Zo verander je weerstand in enthousiasme. 

2. Bepaal waar je staat en waar je naartoe wil 

Maak een pas op de plaats. Krijg helder wie nou precies wat doet, waar zaken vastlopen en waar je gezamenlijk naartoe wil. Breng de processen overzichtelijk in kaart en welke IT-oplossingen daarbij horen. Analyseer risico’s en zet de kosten af tegen de baten. En vergeet niet: betrek je ervaren collega’s hierbij. Vaak zit er veel waardevolle kennis over belangrijke processen en oplossingen in hun hoofden.  

3. Bewaar wat goed is, pas aan wat niet werkt 

Natuurlijk hoef je niet helemaal opnieuw te beginnen. Sommige processen en bijbehorende IT-oplossingen lopen misschien uitstekend. Behoud daarom wat goed is en zoek naar andere oplossingen voor de bottlenecks.    

4. Kijk kritisch naar je huidige licenties en leveranciers 

De transformatie naar een toekomstbestendig IT-landschap is het ideale moment voor een grote schoonmaak. Welke licenties heb je allemaal? Welke daarvan zijn nog in gebruik? Kun je sommige licenties misschien afschalen, omdat je slechts enkele functionaliteiten van een oplossing gebruikt? Dat bespaart kosten en zorgt ervoor dat alle licenties netjes op orde zijn zodra je begint in je vernieuwde IT-landschap. In zekere zin geldt hetzelfde voor de leveranciers van je oplossingen. Ondersteunen je huidige leveranciers jouw productiebedrijf nog voldoende? Denken ze met je mee en bieden ze de juiste oplossingen? Of zijn er wellicht andere leveranciers die beter passen bij de stappen die je wilt gaan zetten?  

5. Zet een kern op en bouw vanuit daar verder  

Waar jouw maakbedrijf vroeger het IT-landschap gaandeweg steeds verder uitbreidde met afzonderlijke oplossingen voor ieder proces, wil je nu juist een stabiele basis neerzetten. Zet bijvoorbeeld een cloud ERP-oplossing op die de belangrijkste bedrijfsprocessen ondersteunt. Bouw vanuit daar verder aan oplossingen die bijvoorbeeld de innovatiekracht van je bedrijf vergroten of het bedrijf van nog meer inzichten voorzien. Zorg dat dat modulair kan, zodat je oplossingen gemakkelijk kan aanhaken als je ze nodig hebt. 

6. Maak je geen zorgen over de transformatie 

Ben je bezorgd over downtime tijdens de daadwerkelijke transformatie of het verliezen van data? Nergens voor nodig. Door veel tests en proefruns te draaien in een testomgeving én een transformatiemoment te kiezen waarop jouw bedrijf de ruimte heeft, borg je de continuïteit van je systemen, je data en je bedrijf.  

7. Zorg voor training en vastlegging 

Staat het versimpelde, schaalbare en toekomstbestendige IT-landschap eenmaal? Train jouw medewerkers dan om ermee te werken. Zo borg je dat iedereen over de nodige kennis beschikt, waardoor de kans op fouten kleiner wordt en de prestaties binnen je bedrijf verbeteren. Een actuele documentatie over de oplossingen in je IT-landschap draagt daar ook aan bij. 

Een weloverwogen begin 

Een complex IT-landschap is een veelvoorkomend probleem bij productie- en maakbedrijven. Om concurrerend te blijven, is het zaak om het landschap op de schop te nemen. Of je nu volledig naar de cloud gaat, deels of helemaal niet; zorg dat je weloverwogen begin maakt voor een toekomstbestendig IT-landschap voor jouw organisatie