De sleutel tot succes met Microsoft 365 Copilot: De juiste use case identificeren

De sleutel tot het ontdekken van de toegevoegde waarde van Microsoft 365 Copilot ligt in het zorgvuldig identificeren van de juiste use cases. De voordelen van Microsoft 365 Copilot kunnen worden uitgelegd aan de hand van een 'waardepiramide' met drie niveaus: individueel, rolgebaseerd en organisatorisch. Op individueel niveau kan Microsoft 365 Copilot helpen bij taken zoals het samenvatten van e-mails of het opstellen van content. Rolgebaseerde waarde krijg je door teams zoals Sales of Finance de mogelijkheid te geven om slimmer en sneller te werken. Op organisatieniveau wordt de echte kracht van Microsoft 365 Copilot gerealiseerd wanneer het workflows integreert tussen afdelingen, processen stroomlijnt en meetbare resultaten levert die groei en efficiëntie bevorderen.

Uitdagingen bij het starten met AI en datagebruik

Het invoeren van AI-tools zoals Microsoft 365 Copilot brengt vaak in de beginfase een aantal uitdagingen met zich mee. Volgens een onderzoek van Gartner hebben veel bedrijven het moeilijk om voorbij de pilotfase te geraken - 80% van de bedrijven bevindt zich nog steeds in de plannings- of pilootfase en slechts 16% is overgegaan tot een volledige implementatie. Die aarzeling heeft vaak te maken met de complexiteit van het beheren van grote hoeveelheden data en het garanderen dat AI accurate en kwalitatief hoogwaardige antwoorden biedt.

Net zo belangrijk zijn de menselijke uitdagingen. Het Gartner-rapport benadrukt dat zes op de tien organisaties een daling in gebruikersbetrokkenheid zagen na de implementatie, waarbij problemen werden aangehaald zoals onrealistische verwachtingen, moeilijkheden om Microsoft 365 Copilot te integreren in de dagelijkse job en uitdagingen om een consistente responskwaliteit te garanderen. Het opbouwen en behouden van gebruikersbetrokkenheid vereist een zorgvuldig gestructureerde, stapsgewijze aanpak. Dat proces begint met een brede bewustwording en gaat geleidelijk over in een adoptie per afdeling. Door op die specifieke stappen te focussen, kunnen organisaties vertrouwen opbouwen bij de gebruikers en ervoor zorgen dat AI-tools zoals Microsoft 365 Copilot effectief worden geïntegreerd in hun dagelijkse workflows.

Bepalen van je use case

Het succes van Microsoft 365 Copilot hangt sterk af van de selectie van use cases die nauw aansluiten bij de specifieke doelstellingen van de organisatie of de noden van een bepaalde afdeling, zoals Finance, Sales of HR. Die use cases zouden idealiter moeten beginnen als kleinschalige pilots en geleidelijk worden uitgebreid op basis van aangetoond succes.

Een goede manier om geschikte use cases te identificeren is door de workflows van verschillende afdelingen te analyseren en domeinen te vinden waar Microsoft 365 Copilot veelvoorkomende pijnpunten zou kunnen verlichten. Daarvoor is een goed inzicht in de rollen en doelen binnen die afdelingen essentieel. Microsoft 365 Copilot scenario's moeten worden afgestemd op de specifieke noden van de afdelingen, of het doel nu het automatiseren van repetitieve taken is, het verbeteren van de communicatie of het genereren van waardevolle informatie die resultaat oplevert.

Zo zouden verkoopteams Microsoft 365 Copilot bijvoorbeeld kunnen gebruiken om sneller offertes op te stellen of om makkelijker waardevolle informatie over klanten te genereren. Financiële afdelingen daarentegen kunnen Microsoft 365 Copilot dan weer gebruiken om efficiënter accurate rapporten op te stellen. Dergelijke duidelijk gedefinieerde toepassingen zullen waarschijnlijk al snel voordelen opleveren. Volgens een rapport van Forrester uit 2024 zagen bedrijven de tijd die nodig was om een offerte uit te werken met 50% verminderen en onboardingprocessen met 25% versnellen dankzij gestroomlijnde workflows die mogelijk werden gemaakt door Microsoft 365 Copilot. Door te starten met specifieke, doelgerichte toepassingen kunnen organisaties het potentieel van de tool onderstrepen en vertrouwen opbouwen binnen de bredere organisatie.

ROI en ROX

Het lijdt geen twijfel dat Microsoft 365 Copilot een zeer mooi financieel rendement oplevert. Het Forrester-rapport voorspelt een gemiddelde ROI van 132% tot 353% over drie jaar, met kostenbesparingen van 473.000 tot 656.000 dollar, gebaseerd op geaggregeerde gegevens. Die besparingen zijn te danken aan operationele efficiëntie, het elimineren van overbodige tools en een snellere time-to-market, die allemaal bijdragen tot betere financiële resultaten voor de organisaties die Microsoft 365 Copilot adopteren.

Net zo belangrijk is het rendement op werknemerservaring, of ROX. AI-tools zoals Microsoft 365 Copilot kunnen de manier waarop mensen werken aanzienlijk verbeteren door hen te ontlasten van repetitieve, tijdrovende taken. Daardoor krijgen werknemers meer tijd om zich te focussen en meer kansen om creatief en strategisch aan de slag te gaan. Uit onderzoek van Microsoft blijkt dat 84% van de gebruikers vindt dat Microsoft 365 Copilot hun creativiteit bevordert, terwijl 90% aangeeft dat het hen tijd bespaart. Verbeterde werknemerservaringen zoals deze zijn essentieel voor het aantrekken en behouden van toptalent, waarbij Forrester opmerkt dat het verloop met wel 20% kan dalen in organisaties die Microsoft 365 Copilot effectief adopteren. Lees voor meer inzichten ons blogartikel over adoptie & verandermanagement voor Microsoft 365 Copilot.

Conclusie: de voordelen van Copilot op lange termijn

Deze bevindingen maken het steeds duidelijker dat de belangrijkste vraag niet langer is of Microsoft 365 Copilot moet worden geadopteerd, maar eerder hoe organisaties er optimaal gebruik van kunnen maken. Zoals een respondent in het Forrester-rapport opmerkte: “Bijscholen op het vlak van AI is nu van cruciaal belang... een bedrijf runnen zonder Microsoft 365 Copilot is over vijf jaar net zoiets als vandaag typemachines gebruiken.”

Zoals met elke baanbrekende technologie, brengt ook de belofte van Microsoft 365 Copilot om workflows te herzien de nodige kinderziektes met zich mee. Door van bij de start met deze uitdagingen rekening te houden en een goed gestructureerd implementatieplan op te stellen, kunnen organisaties AI effectief inzetten en het potentieel ervan maximaal benutten.

Door klein te starten, de juiste use case te identificeren en rolspecifieke toepassingen strategisch op te schalen, kunnen organisaties substantiële resultaten behalen en tegelijkertijd het vertrouwen in de technologie versterken. Geduld is essentieel in de beginfase, aangezien 40% van de organisaties te maken heeft gehad met vertragingen bij de uitrol door uitdagingen op het vlak van beveiliging en ondersteuning (Gartner). Toch kunnen bedrijven die de uitrol systematisch aanpakken en streven naar voortdurende verbetering, uitgebreide opportuniteiten ontsluiten voor duurzame verandering.

Om de voordelen van Microsoft 365 Copilot maximaal te kunnen benutten, is een ervaren partner zoals Cegeka een onmisbare schakel. Cegeka kan ondersteuning bieden bij het identificeren van de meest impactvolle use cases, het ontwikkelen van solide adoptiestrategieën en het aanbieden van op maat gemaakte gebruikerstraining. Aan de hand van een bewezen pragmatische aanpak kunnen bedrijven gebruikmaken van een gestructureerde uitrol die technische expertise combineert met praktische ondersteuning, zodat ze in de beste positie verkeren om het transformatieve potentieel van Microsoft 365 Copilot te ontdekken.