Navigeren door data-, beveiligings- en compliance-uitdagingen bij de adoptie van Microsoft 365 Copilot

Voor IT-professionals en besluitvormers gaat het niet alleen om de productiviteitsvoordelen van het adopteren van AI, maar ook om het waarborgen van een veilige en conforme implementatie. Deze blog duikt in de beveiligings- en compliance-uitdagingen van AI en verkent praktische manieren om deze aan te pakken.

Data beveiligingsproblemen bij AI-integratie

Het integreren van AI-tools zoals Microsoft 365 Copilot in organisatorische workflows brengt unieke en complexe uitdagingen met zich mee. Bedrijven worstelen vaak met problemen zoals het oversharen van informatie, slechte responskwaliteit en ongeautoriseerde toegang tot gegevens. Het aanpakken van deze uitdagingen is cruciaal om onbedoelde gevolgen te voorkomen die de reputatie of marktpositie van een organisatie kunnen schaden, of zelfs kunnen leiden tot regelgevende overtredingen.

Volgens de Gartner-enquête (2024) koos 57% van de organisaties voor beperkte uitrol naar laagrisico- of vertrouwde gebruikers in hun pogingen om initiële beveiligingsrisico's te beperken. Bovendien ondervond 40% van de organisaties aanzienlijke vertragingen bij de uitrol van Microsoft 365 Copilot vanwege zorgen over beveiliging en oversharing. Het Forrester-rapport uit 2024 benadrukt vergelijkbare uitdagingen, waarbij wordt opgemerkt dat ongeautoriseerd gebruik van AI-tools en shadow IT het risico op datalekken en niet-naleving verhoogt, en de noodzaak van robuuste governance-raamwerken benadrukt. Dit alles onderstreept het belang van het zorgvuldig beoordelen van mogelijke kwetsbaarheden bij het integreren van AI-tools, vooral wanneer gevoelige gegevens betrokken zijn.

Mogelijke zorgen zijn onder meer:

• Risico van oversharing en ongeautoriseerde toegang tot gegevens: Oversharing en ongeautoriseerd gebruik van AI-tools zijn aanzienlijke zorgen, waarbij meer dan 60% van de Gartner-respondenten risicovolle standaardconfiguraties tijdens de implementatie identificeerde. Bijvoorbeeld, een werknemer die werkt met een gevoelige spreadsheet met salarisinformatie kan onbedoeld gegevens blootstellen via Microsoft 365 Copilot, waardoor het risico ontstaat dat gevoelige informatie wordt opgenomen in AI-gegenereerde outputs, wat de reputatie van de organisatie kan schaden of privacyregels kan schenden. Strikte instellingen en protocollen voor gegevensdeling zijn essentieel om deze risico's te beperken.
• Slechte responskwaliteit en onnauwkeurige inhoud: Microsoft 365 Copilot kan reacties van slechte kwaliteit of 'hallucinaties' (antwoorden die misleidend, onjuist of verzonnen zijn) produceren vanwege verouderde, ontbrekende of overbodige inhoud. Gartner ontdekte dat 52% van de respondenten dit probleem had ervaren. Het vaststellen van een hoge informatiebeheer volwassenheid zorgt ervoor dat AI-tools werken met nauwkeurige, volledige en actuele gegevens, waardoor het risico op onjuiste outputs wordt verminderd.
• Uitrolvertragingen door beveiligingszorgen: Beveiligings- en gegevensbeheer zorgen dragen ook bij aan uitrolvertragingen. Gartner ontdekte dat 40% van de organisaties vertragingen van drie of meer maanden ondervond vanwege zorgen over gegevensbeveiliging en oversharing risico's. Het vroegtijdig aanpakken van deze problemen is cruciaal om de adoptie te stroomlijnen.
• Lage informatiebeheer volwassenheid: Slechts 27% van de Gartner-respondenten meldde een hoge informatiebeheer volwassenheid. Zonder goed gevestigde processen, tools en beleidslijnen voor gegevensbeheer, gegevenskwaliteit, informatiebeveiliging en levenscyclusbeheer, neemt de kans op hallucinaties en gegevensblootstelling toe. Investeren in het verbeteren van gegevensbeheer is essentieel voordat AI-tools zoals Microsoft 365 Copilot volledig worden geïntegreerd.

Best practices voor AI-beveiliging

Het waarborgen van de veilige adoptie van AI-tools zoals Microsoft 365 Copilot vereist een proactieve aanpak. Organisaties moeten erkennen dat het startpunt sterk zal variëren, afhankelijk van hun specifieke behoeften en bestaande beveiligingsprocessen. Geen enkele organisatie heeft alles perfect op orde, en de eerste stappen kunnen aanzienlijk verschillen van klant tot klant. Een flexibele en responsieve aanpak is dus essentieel om risico's effectief te beheren en zich aan te passen aan diverse vereisten.

Bovendien is gegevensbeveiliging de afgelopen jaren grotendeels over het hoofd gezien, en dit wordt nu pijnlijk duidelijk naarmate organisaties Microsoft 365 Copilot implementeren. Om deze problemen te beperken, moeten organisaties verschillende belangrijke praktijken overwegen om AI-integratie in overeenstemming te brengen met compliance-eisen:

• Instellingen voor het delen van documenten: Identificeer welke gegevens gevoelig zijn binnen jouw organisatie en beoordeel vervolgens de beleidslijnen voor het delen van documenten om ervoor te zorgen dat deze informatie onder controle blijft. Stel duidelijke richtlijnen op voor het gebruik van AI met verschillende soorten documenten.
• Toestemmingsmodellen: Implementeer robuuste toestemmingsmodellen die bevestigen dat alleen geautoriseerde gebruikers toegang hebben tot kritieke gegevens. Zorg ervoor dat AI deze toestemmingen volgt om het risico van onbedoelde blootstelling te beperken.
• Informatie beschermingsbeleid: Stem informatie beschermingsbeleid af op industriële beveiligingsnormen. Gebruik tools om gevoelige gegevens te classificeren en te beschermen, en stel duidelijke protocollen op voor gegevensverwerking en -opslag.
• Gegevensbeheer tools: Maak gebruik van gegevensbeheer tools zoals Microsoft Purview om gevoelige informatie te classificeren en te beschermen. Dit omvat het bouwen van workflows die zorgen voor veilige gegevensopslag en -beheer, terwijl compliance-inspanningen worden gestroomlijnd.

Deze best practices vormen de basis voor een veilige AI-strategie, die organisaties helpt risico's te minimaliseren terwijl ze profiteren van AI-mogelijkheden.

Het belang van gebruikersadoptie

Naast technische maatregelen is het ontwikkelen van een cultuur die bewustzijn van gegevensbeveiliging bevordert cruciaal. Gebruikersadoptie speelt een cruciale rol bij het succesvol implementeren van gegevensbeveiligingsmaatregelen. Dit betekent in wezen ervoor zorgen dat werknemers:

• De maatregelen begrijpen: Werknemers moeten weten wat er van hen wordt gevraagd op het gebied van gegevensbeveiligingsprotocollen en -tools.
• Het doel begrijpen: Het is cruciaal om uit te leggen waarom deze maatregelen nodig zijn – wat de potentiële risico's zijn en hoe deze maatregelen de organisatie en haar gegevens beschermen, evenals hoe ze passen in de bredere doelen van compliance en beveiliging.
• Betrokken zijn: Wanneer werknemers de waarde en het doel achter beveiligingsbest practices zien, zijn ze eerder geneigd deze correct en consequent te volgen, waardoor risico's worden verminderd en resultaten worden verbeterd.

Beveiligingsgereedheid voor M365 Copilot beoordeling

Een effectieve benadering om veilig AI-gebruik te waarborgen is het uitvoeren van een grondige beveiligingsbeoordeling. Een beveiligingsbeoordeling kan organisaties helpen hun instellingen voor gegevensdeling, toestemmingen en beschermingsbeleid te herzien, waardoor ze hun gegevens toegangsomgeving beter begrijpen. Door deze beoordeling kunnen organisaties identificeren wie mogelijk toegang heeft tot gevoelige gegevens, zowel binnen als buiten het bedrijf, en ervoor zorgen dat gegevensverwerkingspraktijken in overeenstemming zijn met beveiligingsnormen door middel van robuuste beschermende maatregelen.

Een ervaren partner voor een blijvende oplossing

Naast initiële beoordelingen kunnen organisaties profiteren van samenwerking met een ervaren partner die blijvende oplossingen biedt voor gegevensbeveiliging en -beheer. Zo'n partner kan helpen bij het opstellen van beleidslijnen die gegevensbeheer stroomlijnen, compliance-inspanningen ondersteunen en zorgen voor veilige gegevensopslag en -beheer.

Naast technische implementatie is het ook belangrijk om strategieën te ontwikkelen die aansluiten bij uw specifieke doelen en uitdagingen. Een holistische benadering zorgt ervoor dat bedrijven niet alleen in staat zijn om huidige risico's te beheren, maar ook een strategie en cultuur rond AI te ontwikkelen die hen in staat stelt zich aan te passen aan opkomende kansen en bedreigingen naarmate de technologie evolueert.

Een essentieel onderdeel van dit proces is het bevorderen van gebruikersadoptie door werknemers te informeren over het belang van gegevensbeveiliging, vooral bij het beginnen met het classificeren van gevoelige gegevens. Duidelijke communicatie en specifieke adoptieprogramma's helpen werknemers te begrijpen waarom deze maatregelen nodig zijn, zodat de organisatie optimaal kan profiteren van tools zoals Copilot, terwijl een "secure by default" basis behouden blijft.

Een ervaren IT-dienstverlener kan begeleiding bieden bij het integreren van AI in lijn met uw bedrijfsdoelstellingen, evenals bij het creëren van kaders voor ethisch AI-gebruik, opleidingsprogramma's voor werknemers en governance-structuren om voortdurende aanpasbaarheid en naleving te waarborgen naarmate AI-technologieën en -regelgeving evolueren.

Het beheren van de Microsoft 365 Copilot-transitie met Cegeka

Bij het adopteren van AI-tools zoals Microsoft 365 Copilot kan samenwerking met ervaren beveiligingsproviders de transitie aanzienlijk vergemakkelijken. Cegeka biedt een Microsoft 365 Copilot-beveiligingsbeoordeling, professionele begeleiding en doorlopende beheerde oplossingen die organisaties helpen AI effectief en veilig te adopteren.

De beheerde diensten van Cegeka zorgen voor een soepele overgang door te focussen op veilige en conforme integratie. In plaats van bestaande systemen volledig te vernieuwen, werken de experts van Cegeka nauw samen met organisaties om AI-tools zoals Microsoft 365 Copilot effectief te integreren binnen hun huidige kaders, als onderdeel van een bredere digitale transformatie. Door het proces van de overgang naar AI te vereenvoudigen en doorlopende beheerde diensten te bieden, helpt Cegeka organisaties vooruit te komen terwijl ze het concurrentievoordeel en de gemoedsrust krijgen die voortkomen uit de wetenschap dat de experts aan hun zijde staan.

In Close Cooperation

Bij het ontwikkelen van een strategie die het beste past bij jouw unieke situatie, werken we vanaf het begin nauw samen met jouw team. Onze samenwerking begint met een beveiligings- en compliance-workshop, waarin we:

• jouw doelstellingen en strategie met betrekking tot gegevensbeveiliging, privacy en compliance identificeren
• laten zien hoe je gegevensbeveiligings- en privacyrisico's kunt detecteren, onderzoeken en aanpakken
• manieren demonstreren om jouw compliance-traject te versnellen met Microsoft-technologieën zoals Purview
• actiegerichte vervolgstappen bieden op basis van jouw behoeften en doelstellingen, ontwikkeld in dialoog met jouw belanghebbenden

Vervolgens voeren we een gegevensbeveiligingsbeoordeling uit, waarbij we samenwerken met jouw team om jouw prioriteiten, initiatieven en de belangrijkste factoren die jouw compliance-strategie vormgeven, te begrijpen. Samen identificeren we potentiële of daadwerkelijke organisatorische gegevensrisico's, verdiepen we ons in de uitdagingen van donkere organisatorische gegevens en onderzoeken we hoe acties van insiders kunnen bijdragen aan inbreuken. We analyseren deze bevindingen vervolgens gezamenlijk, waarbij we inzicht bieden in waar te beginnen en de aanpak van Microsoft met betrekking tot gegevensbeveiliging en compliance bespreken. Dit proces stelt duidelijke, actiegerichte stappen vast die we samen uitvoeren.

Cegeka kan langdurig betrokken blijven om jouw organisatie te ondersteunen bij het implementeren en ontwikkelen van jouw gegevensbeveiligings- en compliance-strategie.

Conclusie

Innovatie die gepaard gaat met het risico van gegevensbeveiliging is een risico dat geen enkele organisatie zich kan veroorloven. Met de juiste strategieën en expertise kunnen de uitdagingen van het adopteren van AI-tools zoals Microsoft 365 Copilot echter effectief worden beheerd. Door te focussen op compliance en beveiliging kunnen organisaties AI met vertrouwen omarmen terwijl ze risico's beperken. Samenwerken met een ervaren beveiligingsprovider zoals Cegeka stelt organisaties in staat om risico's die gepaard gaan met AI-implementatie te identificeren en te beperken, best practices voor bescherming en governance te implementeren en hun AI-evolutie te katalyseren. In een tijdperk van snelle digitale transformatie zullen bedrijven die prioriteit geven aan beveiligde gegevens en AI-gestuurde workflows het beste gepositioneerd zijn om te gedijen in een toekomst vol innovaties die nog moeten worden bedacht.