Vermijd valkuilen bij projecten met digitale werkplekken

Verandering binnen een organisatie stuit vaak op weerstand, zelfs als die broodnodig is. Veel mensen geloven in het gezegde: “Beter de duivel die je kent dan de duivel die je niet kent”, en blijven steevast vasthouden aan hun oude manier van werken, ook al is die verre van perfect.

Verandering is moeilijk. Het betekent dat we de controle uit handen moeten geven, en het pakt onze routines en gewoontes af. Het zorgt ook voor angst, omdat mensen zichzelf allerlei vragen beginnen stellen: Zal ik de verandering wel aankunnen? Zal ik harder moeten werken? Zal ik uiteindelijk ontslagen worden?

Het is dan ook belangrijk dat u deze vragen al vroeg in het project beantwoordt, en niet pas na de implementatie. U wilt dat mensen ernaar uitkijken om de nieuwe tool te gebruiken, in plaats van te vrezen dat ze geen andere keuze zullen hebben.

De volgende handige tips zijn relatief eenvoudig te implementeren en zetten u al een eind op weg.

1: Ga er volledig voor en lanceer een marketingcampagne

Verpak uw verhaal in een aantrekkelijke marketingcampagne met een eigen logo, slogan en een merknaam die blijft hangen. Ga hiervoor indien mogelijk in gesprek met uw marketingteam. Kies een slogan en projectnaam in functie van wat u met de nieuwe tool wilt bereiken. Laat u hierbij inspireren door andere organisaties en hun change management-campagnes.

2: Wees u bewust van het "generatieconflict"

Zodra u een helder verhaal hebt, kunt u het geleidelijk aan gaan delen met het hele bedrijf. Het intranet, strategische meetings en recepties zijn hiervoor goede kanalen. Een generatieconflict wordt vaak genoemd als de belangrijkste reden voor het mislukken van veranderingsprojecten.

Doorgaans werken er drie tot vijf generaties binnen een organisatie, elk met hun eigen voorkeuren voor bepaalde communicatiekanalen. Als u uw verhaal alleen digitaal deelt, mist u waarschijnlijk een deel van uw doelgroep. Het is veel beter om een goede mix van online en offline kanalen te gebruiken.

3: Start de opleiding met de dagelijkse activiteiten

Veel opleidingen starten vanuit het perspectief van de tool zelf: “Cursus SharePoint”, “Opleiding Office 365”, en zo verder. Het is een beter idee om de dagelijkse taken van de medewerkers als uitgangspunt te nemen: “Hoe maak ik nieuwe projecten en hoe volg ik ze op?” Hierdoor wordt de nieuwe oplossing direct gekoppeld aan concrete efficiëntievoordelen.

Stem het opleidingsmateriaal ook zoveel mogelijk af op de rol van de specifieke gebruiker. Niet iedereen zal immers dezelfde functionaliteit nodig hebben. Door te focussen op wat de tool voor specifieke rollen kan betekenen, verkort u de leercurve en vergroot u de kans op een succesvolle leercyclus.

4: Wijs specifieke resources toe

De introductie en uitrol van een nieuwe tool in uw organisatie vergen vaak veel engagement van de betrokken partijen. Voor bepaalde stakeholders, zoals de projectmanager en de ambassadeurs, is het een deeltijdse of zelfs voltijdse job. Onderzoek toont aan dat een gebrek aan specifieke resources een van de meest onderschatte factoren is bij change management. Het is dan ook belangrijk dat het management zich hiervan bewust is.

Een mogelijke oplossing bestaat erin om te zorgen voor een (deeltijdse) vervanging of om bepaalde taken tijdelijk uit te besteden. Door voldoende tijd en ruimte beschikbaar te maken, zorgt u ervoor dat de kwaliteit van het dagelijkse werk tijdens het project niet in het gedrang komt.

5: Treed op de voorgrond!

Projecten met digitale werkplekken zijn erop gericht om onze manier van werken te veranderen. Die veranderingen kunnen soms heel drastisch zijn. Hoewel technologie essentieel is, zijn de mensen die de tools in de praktijk gebruiken het belangrijkste aspect binnen deze projecten. Want hoe u het ook bekijkt, zonder toegewijde gebruikers wordt een fantastische tool een lege doos.

Van de IT-afdeling wordt verwacht dat ze zich met de technologie bezighoudt. Daar is iedereen het over eens. Maar IT-managers kunnen ook een belangrijke rol spelen bij de user adoption, een aspect dat vaak over het hoofd wordt gezien. Hieronder vermelden we enkele redenen waarom IT-managers een cruciale rol kunnen én moeten spelen:

• De kloof tussen IT en de business verkleinen: De implementatie van een digitale werkplek is eigenlijk geen IT-project, maar een verbeteringsproject met strategische bedrijfsdoelstellingen. IT is in deze context vooral een instrument om een bepaald doel te bereiken. Door het belang van user adoption correct in te schatten en er de verantwoordelijkheid voor op te nemen, laat u zien dat u dicht bij de business staat.
• Denken als de CIO van de toekomst en bruggen bouwen: De uitrol van een digitale werkplek kent doorgaans veel sponsoren, van HR tot communicatie. Iemand moet de spil of schakel zijn tussen al deze afdelingen en IT-managers zijn in de beste positie om deze rol op zich te nemen. Maar er is meer. Door de andere sponsors te bereiken, laat je zien dat je een visionaire CIO bent, die een brug kan slaan tussen verschillende stakeholders in de organisatie. 
• Het budget voor de digitale werkplek uitbreiden: IT-budgetten laten meestal weinig ruimte voor change management. Maar digitale werkplekprojecten zijn businessprojecten, geen IT-projecten. Het is dus niet meer dan logisch dat de andere betrokken partijen, zoals HR en communicatie, een deel van het budget leveren.
• Een proactieve en strategischere rol opnemen: Mensen denken vaak dat IT vastzit in een reactieve comfortzone. Door tijdig een slim en pragmatisch change management-plan uit te werken, treedt u buiten die comfortzone en neemt u een proactieve houding aan. Dit toont ook uw strategische waarde.

Nog meer tips nodig? Download onze gratis handleiding voor beslissingnemers.