Hoe de vermeulen groep uniforme rapportage op groepsniveau aanpakt met Microsoft Power BI

"Kunnen jullie ons helpen met het verzamelen van de gegevens van een tiental bedrijven in één rapportagetool en ons leren hoe we dat zelf kunnen doen?"

Holding de vermeulen groep benaderde Cegeka met die uitdaging. 7 maanden, één senior consultant en een diepe duik in Microsoft Power BI later zijn de leerlingen de meester geworden.

Eén groep, meerdere dochterondernemingen

De vermeulen groep is op verschillende gebieden actief via dochterondernemingen - van betontegels en sierbestrating tot rioolbuizen, afwateringsbuizen en beschermbuizen voor glasvezel, en zelfs keukenwerkbladen. Al deze bedrijven hebben een afzonderlijk ERP-systeem en dus afzonderlijke gegevensstromen.

De vermeulen groep wilde verandering brengen in deze situatie en uniforme rapportage in een BI-tool bewerkstelligen. Met dit in gedachten vroeg CFO Patrick Ledegang om advies bij een vriend in de IT-wereld, Gert Neetesonne, die Patrick meteen doorverwees naar Cegeka Business Solutions.

"We waren vooral op zoek naar een betaalbare en flexibele oplossing", legt Patrick uit. "Een rapportagetool waaraan we eenvoudig nieuwe bedrijven kunnen toevoegen en die ook de mogelijkheid biedt om de rapporten aan te passen."

Er was nog een andere belangrijke eis: Fouad Dadi, de interne business analist van De vermeulen groep, moest betrokken worden bij het project en worden opgeleid, zodat hij naderhand zelf nieuwe bedrijven aan de BI-tool kon toevoegen, zonder hulp van Cegeka.

Nauwe samenwerking en begeleiding

Het antwoord van Cegeka? “Geen probleem!” Fouad maakte kennis met Ruben, een senior consultant bij Cegeka. Ze bleken een perfecte match te zijn: ze hebben samen het hele project tot een goed einde gebracht. Fouad: "Toevallig woon ik in de buurt van het kantoor van Cegeka in Veenendaal, dus ging ik twee dagen in de week vanuit daar werken, letterlijk naast Ruben. Ik kon alles vanaf de eerste rij volgen, vragen stellen en meehelpen om oplossingen te vinden."

“Ik werkte twee dagen per week vanuit het kantoor van Cegeka, dus ik zat het hele traject op de eerste rij.”

Fouad Dadi, business analyst bij de vermeulen groep

Patrick was ook tevreden: "We konden echt zien hoe Cegeka intern te werk ging, ze waren 100% transparant. Ik vond dat met name indrukwekkend: ze runnen hun bedrijf echt op basis van hun eigen sterke punten. Maar het belangrijkste: hun oplossingen werkten, op tijd en binnen het budget."

Samen de uitdaging van the connected company aangaan

Het project was onderverdeeld in vier fasen: vooranalyse, technische installatie, training en het instellen van standaardsjablonen voor rapportage.

“Aan het begin van het project namen we de tijd om samen rond de tafel te gaan zitten en ons strijdplan op te stellen: hoeveel tijd hebben we nodig, wie doet wat, wat pakken we eerst aan en op welke manier? Dit kostte maar twee dagen, maar gaf ons een sterk fundament om op verder te bouwen”, legt Fouad uit.

Daarna was het tijd om onze mouwen op te stropen: de gegevens uit de verschillende organisaties ontgrendelen, een datawarehouse opzetten, de verschillende systemen met elkaar laten communiceren. Het product CBI van Cegeka vormt de basis voor de BI-oplossing. Deze accelerator heeft geholpen om een gegevensmodel op te zetten dat automatisch invoer krijgt vanuit verschillende bronnen, waaronder Dynamics 365 Finance & Operations. Zelfs met compleet verschillende systemen, konden alle bronnen toch aan het gegevensmodel worden gekoppeld.

“Het was van het begin af aan duidelijk dat Cegeka alle kennis in huis had om deze uitdaging - en nog wat andere - aan te gaan”, aldus Fouad. “Als Ruben het even niet wist, wist hij precies welke collega hij om hulp moest vragen. We kregen dus nooit te maken met struikelblokken die langer dan een week duurden.”

Ruben leidde Fouad ook op, en leerde hem om nieuwe bedrijven toe te voegen aan Microsoft Power BI, een set standaardsjablonen voor rapportage te bouwen en leerde hem ook hoe hij zijn collega's hierin kon opleiden.

“Ik denk dat dit voor mij het eerste project is dat op tijd, binnen het budget en zonder stevige discussies is afgerond.”

Patrick Ledegang, CFO bij de vermeulen groep

Patrick is onder de indruk, zowel door de toewijding en opgedane kennis van Fouad als door de aanpak van Cegeka: “Ik denk dat dit voor mij het eerste project is dat op tijd, binnen het budget en zonder stevige discussies of teleurstelling is afgerond, omdat het echt teamwerk was. Cegeka of de vermeulen groep: het maakte niet uit, we deden het samen. Dus als iets niet lukte, was het niemands ‘schuld’, we gingen gewoon op zoek naar een oplossing. Ruben en zijn collega's zijn absoluut de eerste die we bellen als we een nieuw IT-project in de pijplijn hebben.

Wilt u weten wat Microsoft Power BI voor uw organisatie kan betekenen? Neem contact met ons op!