Cegeka implementeert future-proof dataplatform met Fabric bij Ferm

Toen Ferm van databron voor zijn personeelsgegevens wilde veranderen, bleek dat grote gevolgen te zullen hebben. Cegeka adviseerde om van de gelegenheid gebruik te maken om meteen over te stappen van een Azure data platform naar Fabric, zodat Ferm extra werk in de toekomst kon vermijden. De uitrol verliep vlot en zo werd Ferm een early adopter van Microsoft Fabric. 

Ferm, vóór 2020 bekend als KVLV (Katholiek Vormingswerk voor Landelijke Vrouwen) en daarvoor als de Boerinnenbond, is een Vlaamse vrouwenorganisatie met liefst 60.000 leden. De vzw, die vooral op vrijwilligerswerk draait, is actief in verschillende maatschappelijke en sociale thema’s. In de loop der jaren zijn er verschillende noden naar boven gekomen bij de leden, wat heeft geleid tot de oprichting van afzonderlijke organisaties. Zo beschikt Ferm nu over afzonderlijke juridische entiteiten voor kraamzorg, kinderopvang, huishoudhulp en thuiszorg. 

Om de werking van die vier organisaties te optimaliseren, heeft Ferm enkele diensten gecentraliseerd, zoals gebouwenbeheer, marketing, finance, personeelszaken en ICT. “Binnen de ICT-dienst hebben we eigenlijk vier grote klanten”, licht Noël Thoelen, ICT-manager bij Ferm, toe. Om efficiëntiewinsten te realiseren, heeft Ferm gekozen voor Microsoft Power BI als business intelligence-platform. 

Grotere impact dan verwacht 

Hoewel de verschillende organisaties onafhankelijk van elkaar werkten met hun eigen datamodellen, deelden ze één gezamenlijk dataplatform. Dit betekende dat dataproblemen bij één organisatie ook gevolgen konden hebben voor de andere organisaties. “We liepen tegen de grenzen van het platform aan”, vertelt Thoelen. “Toen we besloten om onze personeelsgegevens van een in-house ontwikkelde oplossing naar Acerta Connect over te zetten, vroegen we ons al snel af of we niet beter meteen ook onze Azure-omgeving konden migreren naar Fabric.” 

Aangezien alle ERP-systemen bij Ferm door de personeelsgegevens werden aangestuurd, had die verandering van databron grote gevolgen. Toen Cegeka op vraag van Ferm in september 2023 een impactanalyse uitvoerde, bleek dat 80% van de dashboards en rapporten beïnvloed zou worden. “Die impact was groter dan we hadden verwacht” aldus Thoelen. 

De keuze voor Fabric 

De ICT-manager van Ferm ging in overleg met de BI-experts van Cegeka. “Onze vraag was: als we dan toch zoveel moeten aanpassen, kunnen we dan niet beter onmiddellijk overstappen naar Fabric? Die migratie zouden we uiteindelijk toch moeten doen.” Cegeka bevestigde dat het inderdaad beter was om de migratie meteen te doen, zodat extra werk in de toekomst vermeden kon worden. “Normaal zijn we bij Ferm geen early adopters van technologie,” zegt Thoelen, “maar deze keer was het echt nodig.” 

“Normaal zijn we bij Ferm geen early adopters van technologie, maar in dit geval was die keuze zeker gerechtvaardigd.”

 

- Noël Thoelen, ICT-manager bij Ferm

Bij de implementatie van Fabric hield Cegeka rekening met de pijnpunten van het verleden. Elke organisatie kreeg een eigen datatransformatieproces, zodat een fout in één specifieke load geen invloed heeft op de andere.. “We hebben de implementatie stapsgewijs per organisatie uitgevoerd”, zegt Thoelen. “We startten met thuiszorg. Zo konden we evalueren welke impact de migratie had en waar mogelijke knelpunten zaten. Vervolgens hielden we hier rekening mee bij de volgende organisatie.  Uiteindelijk is de uitrol vlot verlopen, zonder noemenswaardige problemen.” 

De wijzigingen gebeurden vooral onder de motorkap, zodat de eindgebruikers niet veel van de migratie gemerkt hebben. “De rapporten en dashboards zijn grotendeels hetzelfde gebleven”, legt Thoelen uit. “Maar we hebben nu wel een future-proof platform, waar we de komende jaren verder op kunnen bouwen. En als er dataproblemen optreden bij één organisatie, dan hebben de andere organisaties daar geen last meer van. De gebruikers merken nu wel dat ze nu met een betrouwbaarder platform werken.” 

Geen 9-tot-5-mentaliteit

Microsoft Fabric was niet alleen nieuw voor Ferm, maar ook voor Cegeka. “Ze waren daar heel open over en gaven toe dat dit ook voor hen een leerproces was. De uren voor het vooronderzoek hebben ze dan ook niet doorgerekend,” zegt Thoelen. “Maar wanneer ze ergens tegenaan liepen, gaven ze ons wel altijd het gevoel dat ze het wel zouden oplossen. En dat deden ze ook. Het viel ons op dat de Dataconsultants van Cegeka over een diepgaande technische expertise beschikken en een sterke band met Microsoft hebben.” 

Het team van Cegeka hield dagelijkse stand-ups met Ferm, zodat iedereen altijd op de hoogte was, en rapporteerde tweewekelijks aan het management van Ferm. Thoelen prijst ook de sterke betrokkenheid van de consultants van Cegeka. “Ze hebben geen 9-tot-5-mentaliteit, maar staan altijd klaar wanneer we hen nodig hebben.” 

Tijdens de uitrol werkte een IT-medewerker van Ferm nauw samen met Cegeka, waardoor er intern voldoende expertise werd opgebouwd om zelfstandig aanpassingen en onderhoud uit te voeren. “Maar we kunnen wel altijd terugvallen op Cegeka. Dat is ons beleid binnen ICT: als we maar één persoon in huis hebben voor een bepaalde technologie, zorgen we voor een betrouwbare partner als back-up”, besluit Thoelen. 

“Het viel ons op dat de Dataconsultants van Cegeka over een diepgaande technische expertise beschikken en een sterke band met Microsoft hebben.”

 

- Noël Thoelen, ICT-manager bij Ferm