Hoe Bieze Food Group erin slaagt om de klant altijd op 1 te zetten

Een mooi assortiment voedingsproducten, een caravan en een flinke scheut ondernemerschap: meer had Frank Eduard Bieze in 1956 niet nodig om klanten te winnen. De voedingsbranche is sindsdien veel complexer geworden. En toch slaagt Bieze Food Group (BFG) erin om de klanten net zo in de watten te leggen als hun oprichter deed. 

Wil de klant meer flexibiliteit, transparantie, snelheid of duurzaamheid? BFG reageert soepel op elke klantvraag – mede dankzij Microsoft Dynamics 365. Duik in hun succesrecept.

1. Speel snel in op elke verandering   

Van salades en sauzen tot kruiden, zuivelproducten en kant-en-klaarmaaltijden: Bieze Food Group produceert en verkoopt ze allemaal. Meer nog, de groep biedt ook logistieke diensten aan, zoals inkoop, planning, verpakking, warehousing, transport en zelfs facturatie. Achter al die activiteiten zitten 12 organisaties, met allemaal hun eigen expertise, identiteit en manier van werken – maar wél met een gezamenlijk IT-platform. 

“Klanten zijn best veeleisend geworden en hun vragen veranderen snel. Ze willen vlot kunnen bestellen, snelle leveringen maar ook scherpe prijzen en duurzame processen”, vertelt IT-directeur Evert Nijkamp. “Om hen een feilloze all-in-dienstverlening aan te kunnen bieden, moet BFG een geoliede machine zijn. Daar hoort een centraal platform bij dat ERP, CRM en andere data bundelt.” 

“Wij leveren aan de grote supermarktketens. Hun eisen rond informatie, levering, verpakking, facturatie en communicatie zijn complex en veranderen snel.” 

- Evert Nijkamp, IT-director, Bieze Food Group

2. Werk efficiënter door de keten heen 

Sinds 2018 is Microsoft Dynamics 365 het kloppend hart van BFG. Dankzij het geïntegreerde platform zijn alle processen gestandaardiseerd. Een centraal datawarehouse bundelt alle data, zodat er één realtimeversie van de waarheid is. “Iedereen heeft nu toegang tot dezelfde product-, klant- en leveranciersdata en er is één facturatiesysteem”, legt Evert uit. 

Ook externe partners, zoals leveranciers, klanten, logistieke partners en consumenten halen voordeel uit die realtimedata. Evert: “Eilandjes werken niet meer. Wij geloven sterk in de kracht van een ecosysteem en communiceren uitgebreid met alle spelers in de keten. Onze transportpartner Müller Fresh Food Logistics  (MFFL) bijvoorbeeld, heeft zicht op onze planning, zodat ze de meest efficiënte routes kunnen uitstippelen.” 

BFG integreerde hun bestaande Warehouse Management Systeem (WMS) met Microsoft Dynamics 365. Zo slaan ze de brug tussen de kantoren en hun hypermoderne warehouse, waar ze niet alleen eigen producten maar ook voedingswaren van klanten en van hun transportpartner MFFL opslaan. Omdat het warehouse sterk geautomatiseerd is, boekt BFG grote efficiëntiewinst. “Alle orders voor hetzelfde afleveradres bundelen we bijvoorbeeld op pallets die we in de crossdock samenvoegen met de pallets van MFFL”, legt Evert uit.  

“Door Microsoft Dynamics 365 aan ons WMS-systeem te koppelen, beantwoorden we de vraag naar strakke planning met zo weinig mogelijk vervoerbewegingen. Dat drukt de kosten en is duurzamer.” 

- Evert Nijkamp, IT-director, Bieze Food Group 

3. Krijg meer inzichten en communiceer die transparant 

Het nieuwe platform zorgt ook voor transparantie en exacte kostenberekeningen. Evert: “Door de combinatie van slim databeheer en het Microsoft-platform kennen we exact de prijzen van grondstoffen, verpakkingen en diensten zoals ompakken of warehousing. Zo berekenen we voor elk pakket de exacte kostprijs.  

Dat helpt, zeker in een markt waar de marges onder druk staan. Klanten zien precies wat elke dienst kost en hoe de prijs is opgebouwd. Ze waarderen die kostentransparantie. Het is vaak een makkelijk startpunt voor onderhandelingen.”

4. Optimaliseer je voorraden en verspil minder voedsel

Nu BFG de fundamenten voor een soepel IT-systeem heeft gelegd, de data kloppen en de processen goed lopen, is er volop ruimte voor innovatie. De groep benut elke kans om zijn werking verder te optimaliseren. Power BI zorgt voor nog betere analyses. Slimme brillen maken het werk van de orderpickers makkelijker, sneller en accurater. En Evert is enthousiast over FCast, de AI-tool die hen helpt bij forecasting. Daar won BFG recentelijk ook nog een ICT-award voor in het kader van innovatie vanuit de Foodvalley. De applicatie, die in samenwerking met de Erasmus Universiteit Rotterdam is ontwikkeld en naadloos samenwerkt met het Microsoft-platform, helpt om de planning scherper te stellen.

“Elke dag krijgen wij verkoopgegevens van onze klanten. De kassagegevens van Albert Heijn, bijvoorbeeld. Die koppelen we met onze eigen besteldata, historische gegevens en 400 verschillende variabelen, zoals de weersvoorspellingen, feestdagen of vakanties. Op basis van die data berekent de tool wat afnemers gaan bestellen. Dat werkt. We kunnen onze inkoop en productie veel strakker plannen en de voorraad optimaliseren. Dat bespaart ons niet alleen tijd en geld en voorkomt tekorten, maar gaat ook voedselverspilling tegen. Veel producten in ons warehouse hebben een korte houdbaarheid. Door optimaal te plannen, is de rotatie optimaal. Dat past binnen onze duurzaamheidsstrategie en die van onze klanten.” 

5. Stuur op basis van realtimedata  

“De food-markt verandert elke dag. Ons IT-platform helpt ons om snel in te spelen op die veranderingen en er zelfs op te anticiperen. Ons management heeft IT nooit als cost beschouwd maar als een strategisch middel voor groei. De verwezenlijkingen van de voorbije jaren tonen dat dat een ontzettend slimme strategie is”, besluit Evert.

Hij zet zijn claim nog kracht bij met het voorbeeld van QSTA, de online versmarkt die BFG in 2022 lanceerde: “Food professionals kunnen er voedingsproducten bestellen die de volgende dag geleverd worden. De drempel is laag: iedereen kan bestellen wat ze op dat moment nodig hebben, zonder minimumbedrag. Daarbij gaat het om producten van bedrijven binnen onze Bieze Food Groep, maar steeds vaker ook om producten van partners. Vooral kleinere afnemers, waaronder zelfs een aantal flitsbezorgers, zijn ondertussen klant. Zo bereiken we een heel nieuwe markt.” 

“Met QSTA sprongen we aan boord van de e-commerce trein en bereiken we een nieuw doelpubliek. Zonder onze geoliede backoffice en ons moderne warehouse konden we dit platform nooit uit de grond stampen.” 

- Evert Nijkamp, IT-director, Bieze Food Group 

Hoe kreeg Cegeka dit klaargestoomd?

Tijdens de implementatie van Microsoft Dynamics 365 werkten projectleiders van Bieze Food Group en Cegeka nauw samen. Een combinatie van scrum-methodiek en ‘traditioneel’ overleg zorgde voor een vlotte vooruitgang. 

“Heel belangrijk: de implementatie was geen IT-feestje. We benaderden alles vanuit de businessprocessen”, onderstreept Evert Nijkamp. “Nog belangrijker: het management ondersteunde ons voor de volle 200%. Zonder die support krijg je zo’n project niet op de rails.”

Meer weten de specifieke aanpak van dit project? Lees het tweede deel van ons verhaal bij Bieze Food Group.