Cegeka verbetert samenwerking tussen afdelingen bij GZA

Cegeka verloor zich niet in details of extra maatwerk, maar leverde snel de 80% van het project op waarmee we konden starten.GEERT DE GROOF - INTERNE PROJECTLEIDER, GZA

GasthuisZusters Antwerpen zocht een oplossing om beter intern te communiceren en zijn ongestructureerde informatie centraal te beheren. Dankzij de implementatie van SharePoint heeft GZA een documentbeheerssysteem met een geïntegreerd intranet, een centralisatie van documenten en een centrale kennisdatabank.

Snelle en gemakkelijke toegang tot alle informatie

GasthuisZusters Antwerpen was op zoek naar een efficiënt communicatiemiddel na de fusie van verschillende ziekenhuizen. De nadruk lag daarbij op het campusoverschrijdende aspect. GZA wou komen tot een betere samenwerking tussen de medewerkers binnen de verschillende afdelingen.

GZA zocht daarom naar een manier om de medewerkers een snelle en gemakkelijke toegang te geven tot alle relevante informatie zodat ze die sneller en efficiënter kunnen delen en beter kunnen samenwerken. Op die manier kan GZA ook tijd en kosten besparen en is de content beter beveiligd op alle niveaus.

Snelle oplevering

Geert De Groof, interne projectleider bij GZA: “Bij de start van het project hebben we eerst samengezeten met alle sleutelgebruikers en een Proof of Concept voorgelegd aan de raad van bestuur. Na de goedkeuring zijn we overgegaan tot de invulling van het portaal en de migratie van alle gegevens. Dat ging gepaard met het converteren van de verouderde opmaak van alle documenten naar een algemeen sjabloon.”

“Cegeka verloor zich niet in details of extra maatwerk, maar leverde snel de 80% van het project op waarmee we konden starten. Zo groeide de ervaring met het nieuwe platform en vergrootte het interne draagvlak.” Cegeka migreerde ook het GZA-portaal naar de nieuwste versie van SharePoint.

Eén kanaal voor communicatie en informatie

Het intranet zorgt voor een vlotte en transparante communicatie naar alle medewerkers. Naast algemene info is er ook plaats voor meer gerichte informatie. In het onderdeel documentmanagement kan iedereen documenten aan een bepaald project koppelen of ze indelen onder bepaalde diensten, comités of werkgroepen.

In de kennisdatabank zijn alle procedureboeken, handleidingen en e-learningmodules ondergebracht. Alle documenten zijn gecentraliseerd, overzichtelijk en gebruiksvriendelijk. “Het portaal is ondertussen goed ingeburgerd bij onze werknemers”, zegt Veerle De Boeck, SharePoint ontwikkelaar bij GZA. “Iedereen vindt gemakkelijk alle documenten terug en er is één kanaal om naar onze medewerkers toe te communiceren en hen te informeren. Een hele verbetering.”