Iv: Samen bouwen aan de organisatie van de toekomst

"Het is fijn dat we een partner hebben, die onze systemen en mensen kent, en weet hoe we denken en werken. Dat vind ik wel echt de toegevoegde waarde van het partnerschap."

Iv, een toonaangevend en gespecialiseerd ingenieursbureau dat technische oplossingen biedt, staat voor diverse uitdagingen in een steeds veranderende markt. De groep bedrijven is actief in verschillende industriële sectoren, waaronder infra & verkeer, bouw & installaties en offshore & energie. Wat hen onderscheid is dat zij geen adviesrapporten maken, maar juist technische, complexere oplossingen bedenken en inzetten om problemen bij klanten op te lossen. Denk bijvoorbeeld aan de sluisdeuren van het Panamakanaal of offshore platforms voor windenergieopwekking.

Iv richt zich op complexe constructies en bevindt zich daarom in een specifieke nichemarkt. Ze willen deze positie behouden en versterken, terwijl ze bijdragen aan een betere samenleving door duurzame, veilige en kostenefficiënte oplossingen te bieden. Door interne procesverbeteringen en gerichte focus kunnen ze hun doelstellingen behalen.

Intensief partnership door jarenlange samenwerking
Iv besloot samen te werken met Cegeka, een betrouwbare partner met diepgaande kennis en capaciteit op het gebied van technische implementaties. Inmiddels werken we al langer met Iv samen en hebben we diverse implementaties uitgevoerd.

Een paar jaar geleden vroeg Iv om vervanging van een verouderd managementinformatiesysteem. Het beheer werd door één specifieke IT-er gedaan, waardoor de doorlooptijd te lang was om effectief te kunnen beheren. De financiële afdeling van Iv wilde het beheer in eigen hand nemen. Vanwege het succesvolle overzetten van het CRM-systeem van Iv naar de cloud, kreeg Cegeka ook het vertrouwen om dit probleem op te lossen. We introduceerden Dynamics 365 en Power BI, de visualisatietool van Microsoft. Iv beschikte al over veel data; het moest alleen op de juiste manier ontsloten en georganiseerd worden. En dat is precies wat Power BI doet.

Focus aanbrengen
Maar de samenwerking gaat verder. Iv heeft langetermijndoelen en door specifieke uitdagingen met de juiste oplossingen aan te pakken, kan Iv echte vooruitgang boeken. In het businessplan van Iv zijn vier pijlers geïdentificeerd waar de komende tijd de focus op ligt:

• Klimaat
• Het merk
• De mensen
• Digitalisering

Met de juiste combinatie van deze pijlers kan Iv blijven innoveren. Technologie speelt een rol in al deze focusgebieden, zoals het verminderen van CO2-uitstoot en het faciliteren van duurzaam assetmanagement. Een deel van het ingenieurswerk richt zich al op verduurzaming en levensverlengende mogelijkheden, omdat het vervangen van constructies nog altijd minder duurzaam is dan niet vervangen. Door systemen op de juiste manier in te richten en te profiteren van AI-gebaseerde voorspellingen kan Iv aan deze pijler voldoen: “Dankzij de voorspellende levensduur kunnen we beoordelen of het beter is om nu onderhoud te plegen of dat we juist even moeten wachten omdat het onderdeel nog mee kan wat weer positief is voor de verduurzaming.”

De grootste uitdaging waar Iv momenteel mee te maken heeft binnen de ingenieursmarkt is capaciteit, vanwege de grote plannen en vraag naar energietransitie. De huidige capaciteit op het gebied van engineering, materialen en fabricage is niet voldoende om aan de behoefte van het kabinet te voldoen. Digitalisering en technologie kunnen hierbij helpen. Iv ziet het potentieel van artificial intelligence (AI) en data in de ingenieurswereld. “Ik denk dat we binnen finance al zo'n 15 jaar met AI werken. Denk bijvoorbeeld aan de herkenning van inkoopfacturen,” zegt Ewout Borg.

Hij verwijst ook naar het grote verschil in werkprocessen van tien jaar geleden: “Toen hadden we nog een repro-centrum waar we alle tekeningen voor klanten printten en deze werden per post naar klanten gestuurd.”

De tweede pijler ‘Het merk’ en de derde pijler ‘De mensen’ gaan hand in hand. Door bekend te staan als een goede werkgever en te werken aan merkbekendheid kan Iv gemakkelijker werknemers in een nichemarkt aantrekken en behouden. Het doen van gave projecten die echt impact hebben trekt engineers en het creëren van een goede werkomgeving met de juiste systemen en processen draagt hier ook aan bij.

Profiteren van automatisering en realtime data
Pijler 4 staat in het teken van digitalisering en daar is Iv samen met Cegeka al druk mee bezig. Op dit moment zijn er continu 4 collega’s binnen Iv bezig met Power BI. Zij volgen de ontwikkelingen binnen dit systeem op de voet, ontwikkelen het en onderhouden het. In het verleden had Iv misschien 10 dashboards, maar dat is inmiddels uitgegroeid tot enkele honderden. Deze dashboards zorgen voornamelijk voor efficiënter werk. “Sommige onderdelen die in deze dashboards zijn opgenomen, zijn niet per definitie direct managementinformatie, maar het zijn wel onderdelen die gemakkelijk geautomatiseerd konden worden, wat heeft geleid tot efficiëntiewinst.” Zo is de doelstelling dat wordt er bijvoorbeeld geen enkele maandelijkse Excel-lijst meer wordt doorgestuurd, maar staat het dashboard elke maand klaar met de juiste realtime gegevens.

Iv werkt met rollen en dashboards op basis van gebruikers. Op deze manier heeft iedereen toegang tot de informatie die voor hem of haar relevant is. Dit begint bij het management en de directie, die toegang hebben tot informatie over de belangrijkste KPI's, zoals cashflow en productiviteit op operationeel niveau, en gaat steeds verder in detail.

Ewout erkent het belang van business intelligence (BI) en digitalisering binnen Iv, maar hij ziet ook dat er in de ingenieursmarkt nog wel wat winst is te behalen: “Er zijn nog veel mogelijkheden om digitalisering verder te implementeren in het werk. Daarbij liggen er kansen op het gebied van data en AI, maar ook de governance van IT-systemen is belangrijk.”

Dit omvat zaken zoals het vastleggen van het gebruik van systemen, de toegangsrechten en het beheersniveau van individuen. Iv wil software en applicaties steeds beter benutten en het IT-landschap verder stroomlijnen, bijvoorbeeld door het gebruik van Teams, Sharepoint en e-mail voor verschillende situaties en het delen van informatie met klanten.

Het is belangrijk dat data geïntegreerd is in de gehele keten, zodat klanten bijvoorbeeld kunnen profiteren van een portal en optimale gegevensuitwisseling mogelijk wordt gemaakt. Iv wil processen rondom het secundaire proces digitaliseren en datagestuurd maken, met name gericht op het faciliteren van het primaire proces.

De toegevoegde waarde van technologie voor het financiële proces
Ewout richt zich voornamelijk op belangrijke ondersteunende processen van het engineren en richt zich meer op die aspecten binnen het bedrijf. Tijdens de implementatie van Dynamics 365 CE Sales (CRM) was Ewout vooral betrokken aan de achterkant: “Ik hield me vooral bezig met de output van CRM en hoe dit werd vertaald naar de werkvoorraad. Daarbij gebruiken we Power BI om inzicht te krijgen in het aantal leads, de kans op succes, verwachte scores en de impact op de omzet in de komende periode.”

De koppeling tussen CRM en Power BI helpt bij het plannen van orderintake en bezetting. Binnen Power BI voegden ze vervolgens meer informatie samen, zoals geboekte orders en verwachte orders, om de juiste verbinding te leggen tussen geboekte orders en salesprognoses. Power BI speelt hierbij een centrale rol, omdat het essentieel is voor het verstrekken van managementinformatie en het gemakkelijk visualiseren van data. “Power BI is echt een ondersteuning van onze managementinformatie. Mijn missie is om overal ter wereld toegang te hebben tot de juiste gegevens om beslissingen te nemen, Power BI helpt hierbij door real-time toegang te bieden via mobiele apparaten,” zegt Ewout Borg.

Verloop projecten en verschillende divisies
Het project voor Power BI loopt inmiddels al een aantal jaar, net als het CRM-project, en in juni start er een nieuw project met een Power Platform-oplossing. Gedurende de jaren zijn er nieuwe systemen geïntegreerd binnen Iv. Ze zijn overgestapt van Navision naar Dynamics Business Central als ERP en hebben onder andere ook koppelingen gemaakt met Excel-lijsten, AFAS personeelsadministratie, personeelsplanning en wagenparkbeheer. Een kans die nog benut kan worden, is het opzetten van een uniform systeem voor alle divisies zodat alle data voor alle medewerkers centraal vastgelegd wordt. Dit is echter een uitdaging vanwege de complexiteit en omvang van de verschillende divisies en hun specifieke behoeften. Desondanks weerhoudt dit de samenwerking tussen de divisies niet. Er worden voortdurend ongeveer 125-150 mensen ingezet voor andere divisies.

Elke divisie richt zich op een specifieke markt en het doel is dat deze divisies/markten de taal van de klant spreken. Dit kan betekenen dat technische oplossingen vanuit verschillende invalshoeken worden aangeboden: “Zo schakelde Iv-Industrie bijvoorbeeld de expertise van Iv-Water in voor een industriële klant met een waterkwaliteitsprobleem. Als er een weg moet worden aangelegd, wordt er weer expertise ingehuurd vanuit Iv-Infra, maar de markt blijft Iv-Industrie, ongeacht het probleem.”

Een partnership met oog op de toekomst
Ewout benadrukt het belang van een partner met kennis en capaciteit waarmee ze kunnen samenwerken en snel kunnen handelen. “Het is dan fijn dat we een partner hebben, die onze systemen en mensen kent, en weet hoe we denken en werken. Dat vind ik wel echt de toegevoegde waarde van het partnerschap,” zegt Ewout Borg.

Dankzij deze kennis en ons inzicht in de behoeften van Iv, kunnen we Iv verder ondersteunen bij het behalen van hun doelen. Binnenkort gaan we bijvoorbeeld aan de slag met het implementeren van Power Platform, zodat we nog meer processen kunnen automatiseren en Iv daadwerkelijk kunnen transformeren in een connected company.

Benieuwd naar de mogelijkheden voor jouw organisatie? Let’s connect. Meer ontdekken? Neem dan eens een kijkje op onze Power Platform webiste of lees het verhaal van Cornelis Vrolijk.