Alle data direct beschikbaar voor SanoRice

Om efficiënt samen te werken met collega’s is het van essentieel belang om informatie op een centrale plek te delen. Het voorkomt dubbel werk en verbetert de onderlinge communicatie. Rijstwafelproducent SanoRice stapte daarom over op Dynamics 365.

Voor een groeiende organisatie met 500 medewerkers en productielocaties in drie landen is actueel inzicht in klantcontacten en projectadministratie van bedrijfskritisch belang. In het bijzonder als je, zoals SanoRice, te maken hebt met de dynamiek van de internationale voedingsindustrie.

SanoRice werd dertig jaar geleden opgericht in Veenendaal en groeide uit tot ’s werelds grootste private-labelproducent van gepofte rijst-, maïs- en meergranenwafels. Het familiebedrijf, dat buiten Nederland vestigingen heeft in Zottegem (België) en Borgo Vercelli (Italië), verkoopt zijn producten aan A-merken, retailers en distributeurs in meer dan veertig landen.

Verlies van kennis

De snelle groei leidde binnen het bedrijf tot het ontstaan van verschillende werkwijzen. Communicatie en afspraken werden, afhankelijk van de locatie of medewerker, vastgelegd in Outlook, Excel en notitieblokken. Een compleet overzicht met klantinformatie ontbrak, evenals een centrale plek waarin de status van prospects en projecten te raadplegen was. Veel tijd ging dan ook verloren aan het achterhalen van de juiste informatie over klanten en projecten. En dat terwijl de hoeveelheid informatie in de food-sector juist in rap tempo toeneemt.

Het niet consequent delen of opslaan van informatie is niet zonder gevolgen. Op korte termijn kan dit er bij projecten voor zorgen dat er werk blijft liggen, omdat er onvoldoende gegevens beschikbaar zijn. Op langere termijn kan er – door het vertrek van personeel – zelfs kennis verloren gaan.

Nauwe samenwerking

SanoRice deed daarom een beroep op Cegeka. “We werkten met Office 365 en voor de financiële administratie maakten we gebruik van Dynamics Business Central en NAV. Onze voorkeur ging daarom uit naar een oplossing van Microsoft”, vertelt Arend van Doorn, CFO van SanoRice.

Op advies van Cegeka werd gekozen voor Dynamics 365 Customer Engagement en SharePoint. Dynamics 365 is een innovatief, cloud-based platform dat bedrijven actuele data en inzichten verschaft waarmee ze onderbouwde besluiten kunnen nemen. SharePoint stelt op zijn beurt medewerkers in staat om documenten te delen en er gelijktijdig in te werken.

De consultants van Cegeka verzorgden de integratie naar SharePoint en de synchronisatie tussen klantgegevens in Business Central/NAV en Dynamics 365. “De implementatiefase werd voorafgegaan door een nauw samenwerkingstraject om de uitdagingen samen goed helder te krijgen”, vertelt Rob Ockers, Business Architect bij Cegeka. “Die close cooperation vinden we belangrijk, omdat je niet tot resultaten komt als je de klant niet van dichtbij kent. Vanwege het coronavirus kreeg dit zijn vorm in online workshops, demo’s en alignment-sessies via Teams.”

In de nieuwe situatie hebben alle medewerkers van SanoRice inzicht in betrokkenheid bij projecten, wat de voortgang is en welke communicatie er met klanten is geweest.

Groei en innovatie faciliteren

“De samenwerking tussen verliep heel prettig”, vertelt Rob Ockers. “Als ambitieuze organisatie weet SanoRice goed waar het staat en waar het naartoe wil. Dat heeft erg geholpen bij de implementatie. Voor een snel groeiend bedrijf in de internationale voedingsindustrie is Dynamics 365 de perfecte oplossing. Het biedt alle mogelijkheden en tools om innovatie en verdere groei te faciliteren.”

Dynamics 365 is sinds begin oktober 2020 live bij SanoRive. Van Doorn is ‘erg tevreden’ met het verloop van het traject en de inrichting van het platform. “De voordelen van dit pakket zijn evident en we zien ernaar uit te gaan sturen op basis van de beschikbare data in Dynamics 365. In 2021 willen we kijken naar verdere verfijning en toepassingen om het systeem te optimaliseren.”

Voor nu ligt de focus op de adoptie binnen de organisatie: medewerkers wegwijs maken in het systeem en het stimuleren van gebruik. SanoRice geeft zichzelf hiervoor een paar maanden. “Als het op 1 januari niet te vinden is in Dynamics 365 dan bestaat het niet”, besluit Van Doorn lachend.