Bezoekersregistratie automatiseren met het Microsoft Power Platform

De manier waarop je bezoekers ontvangt, is hét visitekaartje van je organisatie. Hoe kan je bezoekers een goede ervaring bieden, zonder dat medewerkers de hele dag aan de receptie gekluisterd zijn? Met dit vraagstuk gingen we voor één van onze klanten aan de slag. Het resultaat? Een intuitive app met behulp van Microsoft Power Apps.

De uitdaging

In een ‘traditionele’ situatie wordt je als bezoeker bij aankomst begroet door een receptioniste. Deze persoon zorgt voor de registratie en brengt de bezoeker in contact met de juiste medewerker. Hoewel dit nog veel voorkomt, heeft het een aantal nadelen:

• Handmatige bezoekersregistratie is over het algemeen trager, arbeidsintensiever en foutgevoeliger dan automatische registratie.
• De receptioniste is gebonden aan de locatie van de balie en kan minder eenvoudig andere taken op zich nemen.
• Soms kan het voor de receptioniste lastig zijn om contact te leggen met de juiste medewerker, waardoor de bezoeker moet wachten. Dit kan zorgen voor ontevredenheid.

We gingen aan de slag om het registratieproces voor bezoekers te verbeteren. Het doel was dat receptiemedewerkers zich kunnen focussen op essentiële taken, en bezoekers verzekerd zijn van een vlot en soepel welkom.

De aanpak

Met Microsoft Power Apps hebben we een gebruiksvriendelijke canvas-app ontwikkeld om de ontvangst en registratie van bezoekers te verbeteren. Snel en eenvoudig zijn de perfecte omschrijvingen voor de app, het werkt namelijk als volgt:

• Bezoekers maken gebruik van een tablet in de ontvangstruimte, waarbij ze hun naam, e-mailadres en de naam van de medewerker met wie ze een afspraak hebben invullen.
• Microsoft Power Automate stuurt automatisch de bezoekersinformatie naar het CRM-systeem.
• Zodra de registratie is voltooid krijgt de betrokken medewerker direct een e-mail met een notificatie van de komst van de bezoeker.
• Na de afspraak schrijft de bezoeker zich weer uit via de app, het systeem registreert het vertrek.

De resultaten

Dankzij deze nieuwe applicatie verloopt het bezoekersregistratie proces van onze klant nu nog vlotter en efficiënter:

• Het gehele registratieproces is gedigitaliseerd en geautomatiseerd, er zijn geen handmatige handelingen nodig. De medewerkers bij de receptie hebben hun handen vrij om aan andere zaken te werken.
• Bij het aanmelden en afmelden wordt het CRM-systeem automatisch geupdate, wat zorgt voor een accuraat, real-time beeld van alle bezoekers.
• Medewerkers met een afspraak krijgen direct een notificatie, wat de wachttijd aanzienlijk verkort.
• En een laatste punt wat zeker de afgelopen periode waardevol was: bezoekers werden in de applicatie gevraagd of ze COVID-19 symptomen vertoonden, om iedereen in de organisatie veilig te houden.

Benieuwd hoe het Microsoft Power Platform jouw organisatie verder kan helpen?
Schrijf je dan nu zeker in voor onze gratis App in a Day sessie en ontdek hoe je in één dag een app bouwt.