De uitdagingen van een groeiende organisatie in de farmaceutische en life sciences industrie

Deel 2: groei en schaalbaarheid 

De exponentiële groei van life science organisaties

Stel je bent een farmaceutische start-up die onderzoek doet naar een nieuw medicijn. Tijdens de R&D-fases zijn de activiteiten vrij beperkt en zal het bedrijf niet enorm groeien. Als alles goed gaat, zal het medicijn een goed resultaat tonen en de verschillende fasen van goedkeuring doorlopen. Op dit moment zullen de aandelen van de organisatie omhoog schieten. Zodra het medicijn op de markt komt, veranderen de initiële investeringen in grote omzetten.

Daarmee komen ook nieuwe uitdagingen zoals de productie van medicijnen, de distributie ervan en het vinden van nieuwe werknemers.

Over het algemeen zijn deze vormen van exponentiële groei vrij zeldzaam, maar niet in de life sciences industrie. Meer dan in welke andere branche dan ook zijn de uitdagingen die komen kijken met groei en schaalbaarheid, aanwezig en urgent. Maar hoe zorg je nu voor een goede voorbereiding voor deze mate van groei?

Onboarding van werknemers en overdracht van kennis

Een van de belangrijkste maatstaven voor groei is het personeelsbestand. Het aannemen van nieuwe werknemers, het verbreden van kennis en vaardigheden en het overdragen van kennis zijn cruciale factoren om de groei binnen de organisatie te ondersteunen en mogelijk te maken. Wanneer organisaties daarnaast internationaal uitbreiden is het belangrijk om te focussen op een samenhangende benadering en een holistisch overzicht van alle HR-activiteiten in de verschillende takken van de organisatie.

Inovet heeft momenteel 190 werknemers in dienst. Ongeveer 60 daarvan werken in het Belgische hoofdkantoor, in de productie in Frankrijk werken 130 mensen. Daarnaast heeft Inovet sales afdelingen in landen zoals Vietnam en Hongarije.

Lara Moons: “Internationale uitbreiding vraagt om technologie die samenwerking en uniforme processen in elk land mogelijk maakt. Daarnaast zochten we naar een stabiel platform om eenvoudig sales op te zetten in nieuwe landen. Idealiter kan je dezelfde aanpak kopiëren en plakken, zonder aanpassingen te maken.

Het doel is om een systeem te hebben dat bedrijfsprocessen ondersteunt. Als expertises en procedures alleen in de hoofden van werknemers zitten, zal dit groei belemmeren. Uitbreiding van het personeelsbestand is alleen mogelijk met gecentraliseerde gegevens en uniforme processen.”

Het belang van schaalbaarheid

Schaalbaarheid is de basis voor nationale en internationale groei. Organisaties die werken met ouderwetse of moeilijk schaalbare systemen kunnen soepel lopen in stabiele tijden. Maar wanneer er sprake is van groei, bijvoorbeeld door de acquisitie van een andere organisaties of internationale uitbreiding, zal dit een obstakel worden.

Bij Sterima wordt IT juist gezien als een echte aanjager voor groei.

Cedric Soubry: “Onze groei ambitie bestaat uit 2 delen: we willen onze huidige organisatie uitbreiden en nieuwe lijnen ontwikkelen door in te zetten op innovatie. We wilden een applicatielandschap dat snel en efficiënt nieuwe klanten kan onboarden, nieuwe producten en services kan verwerken en het operationele bereik vergroten.”

In de meest eenvoudige definitie is schaalbaarheid ‘dat het eenvoudig is om een proces, computersysteem of organisatie op te schalen of af te schalen’. Schaalbaarheid kan in verschillende situaties nodig zijn:

• Toenemende werkdruk (bijvoorbeeld door toenemende productievolumes)
• Uitbreiding van de scope (bijvoorbeeld uitbreiding van het portfolio producten en services)
• Acquisities
• Geografische uitbreiding
• Nieuwe operationele eisen (bijvoorbeeld de digitalisering van manuele processen zoals voorraadbeheer)
  
  

Klavs Esbjerg, CEO van Epista: “Voor biotechbedrijven is er een extra complexiteit wanneer we spreken over schaalbaarheid. Het aantal variaties van een product kan snel toenemen, dus flexibiliteit is absoluut cruciaal. In de ideale situatie kan een organisatie groeien in een bestaand, schaalbaar systeem. De manier om dat te doen is door terug te gaan naar de standaard.

Vaak wordt er gekozen voor minder functionaliteiten binnen het systeem, om op kernactiviteiten te focussen als de standaard. Houd het simpel: ga voor een schaalbaar, wereldwijd en geharmoniseerd platform dat dicht bij de standaard blijft.”

Intercompany samenwerking

Bij internationale expansie wordt intercompany samenwerking belangrijker. Een van de belangrijkste uitdagingen in het samenwerkingsmodel is het implementeren van de juiste tools en platformen om veilig en efficiënt samen te werken. Centraal in deze samenwerking staat het integreren van de processen zodanig dat elke vestiging en onderdeel van het bedrijf op dezelfde manier werkt.

Henrik Walther Madsen, directeur bij Epista Life Science. “De organisaties waar we mee werken opereren op grote schaal, met meerdere kantoren en afdelingen over de wereld. Ze hebben allemaal dezelfde uitdaging bovenaan de agenda staan: samenhang tussen de verschillende bedrijfstakken."

Een concreet voorbeeld hoe bedrijfsprocessen geïntegreerd kunnen worden komt van Inovet.

Lara Moons: “Het hoofdkantoor in België koopt de rauwe materialen, deze worden verwerkt in onze fabriek in Frankrijk. In deze oude manier van werken was de financiële verwerking van overboekingen een enorme handmatige last. De fabriek fungeerde als een externe logistieke partner, het waren in feite twee afzonderlijke bedrijven. Na het samenbrengen van onze processen, verkoopt onze financiële afdeling voortdurend de materialen tussen bedrijven.

Deze manier van werken is veel nauwkeuriger en efficiënter. Toch zou dit niet mogelijk zijn zonder een geïntegreerd systeem dat deze ‘heen-en-weer’ inkoop van materialen tussen de bedrijven volledig automatiseert.”

Supply chain samenwerking

We zien dat door groei de behoefte aan samenwerking in de gehele keten toeneemt. In de gehele supply chain delen organisaties data, elke schakel verwerkt hierbij nuttige informatie. Door deze gegevensstromen te verenigen is een grotere mate van zichtbaarheid binnen de supply chain mogelijk.

Henrik Walther Madsen: “Een intense samenwerking en het delen van gegevens zijn kostbare activiteiten, maar het is zeker een trend in opkomst. De visie hierachter is dat elke partij in de supply chain eventuele vertragingen volledig kan traceren en alle informatie anoniem op één centraal platform kan aanleveren. Sommige klanten maken zelfs gebruik van een ‘track and trace’ op farmaceutische producten, wat betekent dat ze ook leveranciers kunnen blokkeren die niet compliant zijn.

We verwachten zeer veel van dit soort ecosystemen in de nabije toekomst. Het juiste applicatielandschap dat zowel horizontaal als verticaal schaalbaar is, zal cruciaal zijn om aan nieuwe eisen te voldoen.”

Het is duidelijk dat er veel uitdagingen zijn binnen de farma en life sciences industrie. Zowel de snel evoluerende industrie als de snelle groei binnen organisaties vragen om flexibele oplossingen. Maar hoe pak je nu deze uitdagingen en en zet je ze om in kansen? Ontdek het nu in deel 3 van deze blogreeks.

Wil je meer te weten te komen over onze gevalideerde Microsoft Dynamics 365 oplossing voor farma/life sciences?

Neem contact met ons op