Use case: Zo beantwoord je veelgestelde HR-vragen automatisch met Copilot Studio

Aangezien HR-medewerkers zo’n uitgebreid takenpakket hebben, is HR vaak één van de drukste afdelingen binnen een organisatie. Voortdurend dezelfde vragen van werknemers beantwoorden is dus wel het laatste waarmee ze zich bezig willen houden. Om die last van hun schouders te nemen heeft Cegeka met Microsoft Copilot Studio een app ontwikkeld die veelgestelde HR-vragen automatisch beantwoordt.

De uitdaging

Het HR-personeel van één van onze klanten merkte dat ze veel te veel uren per week besteedden aan het beantwoorden van dezelfde vragen van werknemers. Bij elke vraag moest een HR-medewerker:

• het verzoek correct interpreteren of extra uitleg vragen;
• de relevante informatie handmatig opzoeken en selecteren;
• en dan een duidelijk en volledig antwoord formuleren via e-mail.

Cegeka kwam te hulp en zocht samen met de klant een snellere, efficiëntere manier om veelgestelde HR-vragen te beantwoorden.

De aanpak

Om het probleem op te lossen gebruikten we Microsoft Copilot Studio, of zoals wij het weleens noemen: het grote broertje van een chatbot op Power Platform.

In de eerste ontwikkelingsfase vroegen we onze klant om een lijst op te stellen met veelgestelde vragen. Aan de hand daarvan schreven we een aantal scenario’s waarmee we een chatbot konden bouwen. Die chatbot werd verwerkt in een nieuwe HR-applicatie die Cegeka ontwikkelde. Deze werkt als volgt:

• Wanneer werknemers een vraag stellen, doen ze dat in de Q&A-module van de app. 
• Copilot Studio activeert het juiste scenario, waardoor Microsoft Power Automate de gevraagde informatie automatisch opzoekt en naar de werknemer stuurt. 
• Als de vraag niet is gelinkt aan een bestaand scenario, dan zal Copilot Studio de werknemer doorverbinden met een HR-medewerker.

De resultaten

De nieuwe HR-app was een grote opluchting voor het personeel van de HR-afdeling van onze klant. Van nu af aan:

• kan elke vraag die gelinkt is aan een bestaand scenario, automatisch worden beantwoord. Bovendien is er geen limiet op het aantal scenario’s, dus vrijwel elke Q&A-flow kan worden geautomatiseerd;
• wordt een werknemer snel doorverwezen naar een HR-medewerker indien de chatbot een bepaalde vraag niet kan beantwoorden;
• kunnen werknemers vragen stellen en de antwoorden opvolgen via één centrale applicatie.
  
  

Benieuwd hoe Microsoft Power Platform jouw bedrijf vooruit kan helpen?

Schrijf je dan zeker in voor onze toekomstige (gratis) App in a Day sessies en ontdek zo de kracht van het Power Platform!