Continue transparantie en traceerbaarheid? JBS Toledo vond het recept

Duurzaamheid en voedselveiligheid staan hoog op de agenda van elk voedingsbedrijf. Maar voor JBS Toledo ligt de lat misschien nog net iets hoger. Als verkooporganisatie van het Braziliaanse JBS, ‘s werelds grootste vleesverwerker, moet JBS Toledo aan steeds strengere regels voldoen. 

Microsoft Dynamics 365 helpt hen om de transparantie en traceerbaarheid in hun keten te verhogen. Duik in hun groeirecept.

1. Vergroot de traceerbaarheid door de volledige keten heen

JBS Toledo verdeelt diepgevroren rundvlees uit Brazilië op de West-Europese markt. Je vindt hun producten in Dr. Oetker-pizza's, in Come a Casa- lasagnes of in eigen bereidingen. Het hoofdkantoor in Gent verzorgt alle administratie, aan- en verkoop en logistiek.

Leen Soenen, CFO sinds 2013, zag de voedingssector de afgelopen jaren veranderen: “Klanten eisen voedseltransparantie en de wetgeving wordt alsmaar strenger. Recent nog keurde de Europese Unie de Zero Deforestation Regulation (EUDR) goed: een nieuwe verordening om ontbossing van het Amazonegebied tegen te gaan. Tegen eind 2024 moet JBS Toledo kunnen aantonen dat hun hele productieketen ontbossingsvrij is."

Ook voor JBS als distributeur stijgt de nood aan transparantie. Zowel om duurzaamheidsredenen als om de voedselveiligheid te garanderen. Compliance wordt bovendien steeds complexer. Om compliant te blijven werken, besloot JBS Toledo de end-to-end transparantie en traceerbaarheid in hun keten te verbeteren. “De mogelijkheden van ons bestaande Microsoft Navision-pakket waren beperkt. We hadden een krachtigere oplossing nodig”, aldus Leen.

“De wetgeving wordt steeds strenger, zowel op het vlak van duurzaamheid als van voedselveiligheid. Om compliant te blijven, wilden we absoluut de end-to-end traceerbaarheid in onze keten verhogen.”

– Leen Soenen, CFO, JBS Toledo

2. Verbeter onderweg je dienstverlening

Sinds 2022 helpt Microsoft Dynamics 365, inclusief een lijvig uitgebouwde module voor traceerbaarheid, JBS Toledo om de productie-, verwerkings- en distributieketen over land- en bedrijfsgrenzen heen te documenteren en te koppelen.

Leen legt uit: “Elke container die in de haven van Antwerpen of Rotterdam aankomt, bevat zo'n 24 ton vlees, dat JBS verwerkt in een tijdsbestek van 3 à 4 maanden. Sommige batches zijn 7 weken voor aankomst ingevroren, andere al 15 weken. Vroeger registreerden we standaard de vroegste datum in ons systeem. Een klant wist dus nooit precies wanneer zijn vlees was verwerkt. Nu bevat Microsoft Dynamics 365 de exacte productiedatum en -locatie, en ook het externe warehouse houdt die gegevens bij. Duikt er een probleem op, dan kunnen we samen met JBS meteen de juiste batch traceren. Dat verhoogt de voedselveiligheid en maakt ons leven veel makkelijker.”

Ook klanten zijn hiervan gebaad, gaat Leen verder: “Ons vlees is vaak een ingrediënt van hun eindproduct. Traceerbaarheid is voor hen dus net zo belangrijk. Hebben ze vragen over een bepaalde batch, dan kunnen we snel antwoorden.

Bovendien verschillen de wetgeving en vereisten van land tot land. Dat betekent dat we per land over andere zaken moeten rapporteren en andere certificaten moeten afleveren. De informatie die we daarvoor nodig hebben, komt van veel verschillende partijen. Dankzij het nieuwe systeem bezorgen we onze klanten nu standaard meteen de juiste productiedetails en analysecertificaten.”

"Onze Europese klanten die kant-en-klaarmaaltijden leveren aan luchtvaartmaatschappijen moeten voldoen aan de nog strengere Amerikaanse wetgeving. Met Dynamics 365 kunnen we hen meteen de juiste certificaten bezorgen."

– Leen Soenen, CFO, JBS Toledo

3. Werk efficiënter en krijg meer inzicht, zelfs on the go

Voor Leen zijn de heldere rapporten en analyses de kers op de taart: "Dynamics 365 centraliseert alle data van aan- en verkoop, distributie en sales. Door het platform te koppelen aan Power BI kunnen we meer analyses uitvoeren en de data visualiseren in heldere, realtimedashboards en rapporten. Da’s een droom voor een CFO.”

Voor Leens collega’s van het verkoopteam is vooral de nieuwe mobiele applicatie een grote troef. Nu ze op hun smartphone of tablet toegang hebben tot het Microsoft-platform werken ze een stuk efficiënter. Leen hoopt in 2024 ook Microsoft Dynamics 365 Customer Engagement (CRM) te implementeren om de verkoopprocessen verder te optimaliseren.

“Zowel in België als in ons Braziliaans moederbedrijf krijgt het management nu elke week waardevolle inzichten over de markt en ons bedrijf.”

– Leen Soenen, CFO, JBS Toledo

4. Integreer je ecosysteem: word een geconnecteerd bedrijf.

Staat nog op de wishlist: nauwere samenwerking met collega’s in andere filialen. “Als alle vestigingen met Dynamics 365 werken, kunnen we al onze data en processen op elkaar afstemmen”, legt Leen uit. “Momenteel bekijken we de mogelijkheden met het Verenigd Koninkrijk. In de toekomst willen we ook data en documenten uitwisselen met klanten en andere partners uit ons ecosysteem, zoals externe warehouses en logistieke bedrijven. We zien dat meer en meer zakelijke partners het Microsoft-platform gebruiken.”

5. Blijf schalen en uitbreiden: je Microsoft-platform groeit mee

In de toekomst kan Microsoft misschien zelfs de duurzaamheidsinspanningen van JBS Toledo verder ondersteunen. “JBS neemt al sinds 2009 duurzaamheidsinitiatieven, die ze steeds verder opschalen”, vertelt managing director Cristiano Moraes. “Het Transparent Livestock Platform, bijvoorbeeld, monitort de herkomst van elke rund aan de hand van blockchaintechnologie. Dat is best een moeilijke oefening, want in Brazilië verandert vee vaak een paar keer van eigenaar voor wij het verwerken. Ons moederbedrijf brengt dus een steeds langere keten van directe en indirecte leveranciers in kaart. Dat gebeurt in Brazilië, maar heeft eveneens impact voor ons hier in West-Europa. 

We krijgen ook steeds vaker de vraag naar onze CO2-voetafdruk. Die willen we meten en rapporteren zodat we tegen 2040 onze belofte van zero uitstoot kunnen waarmaken. En recent kregen we vanuit Spanje en het VK nieuwe regels opgelegd rondom plastic verpakkingen. We houden de details van ons plasticverbruik nu bij in Excel, maar ook daar kan IT van betekenis zijn. Met een schaalbaar systeem als Dynamics 365 hebben we alvast een goede basis om verder op te bouwen.”

Hoe kreeg Cegeka dit klaargestoomd?

Cegeka trapte het project af met een migratiescan. Op basis van de resultaten besloten we om eerst het bestaande Microsoft-systeem te migreren en de functionaliteit voor traceerbaarheid uit te breiden.

Leen zat in de cockpit bij de migratie en implementatie, met Cegeka als trouwe copiloot: “Cegeka is altijd beschikbaar voor ondersteuning. Ze zijn vrij groot en hun expertise is indrukwekkend, maar toch voelen ze aan als familie."