Una piattaforma rinnovata fortifica le intense partnership di Profile

Sebbene sia principalmente famosa nel Benelux per i pneumatici auto, Profile ha molto di più da offrire. L'azienda collega una grande rete di officine, società di leasing, fornitori di assistenza stradale e altro attraverso il suo sistema ERP e le sue applicazioni. Per rinnovare completamente la rete, Profile si è rivolta al partner di fiducia Cegeka.

Partners dal 2006

Con circa 250 filiali nel Benelux, Profile è leader del mercato pneumatici, cerchi, manutenzione e servizi di soccorso stradale per uso privato, aziendale e mezzi pesanti, L'azienda è composta da una vasta rete di partner di imprenditori indipendenti, ognuno dei quali serve una parte del mercato.

“La spina dorsale dell’intera organizzazione? Cegeka ha lavorato su questo dal 2006”, afferma Erik van Mook, ICT Manager di Profile. “

Sempre più automobilisti hanno iniziato a passare dai pneumatici estivi a quelli invernali in quel periodo. Nella nostra piattaforma di gestione di allora, seguivamo ancora manualmente tutte le richieste di cambio gomme. Ma con decine di migliaia di richieste in arrivo ogni mese, questo è diventato un compito impossibile”.

Cegeka ha cambiato rotta e ha impostato il primo sistema ERP per Profile, Microsoft Dynamics AX 2009, in soli sei mesi. Questo è stato il segnale di partenza della close cooperation tra le due società, che continua ancora oggi dopo anni.

Gert Neetesonne, Solution Architect di Cegeka, spiega: “Abbiamo riunito tutte le business unit di Profile in un’unica piattaforma digitale. Questo ha permesso alla società di gestire con facilità non solo le richieste di cambio gomme, ma anche l’intera contabilità, i progetti, le vendite e gli acquisti di servizi erogati nelle diverse officine e la vendita di prodotti attraverso l’e-commerce.

È tempo di qualcosa di nuovo

“Microsoft Dynamics AX 2009 ci ha servito bene per 13 anni” continua Erik. “Ma nel 2020 si è reso necessario un aggiornamento del sistema, in quanto anche i nostri partner si stavano muovendo su soluzioni innovative. Volevamo anche migrare il più possibile le nostre operations nel cloud. Ma il nostro sistema era troppo obsoleto”.

Erik non ha dovuto neanche pensarci su, aveva già trovato il partner adatto. “Il nostro team dedicato presso Cegeka ci ha suggerito di migrare l’intera piattaforma a Microsoft Dynamics 365. Ho avuto subito piena fiducia. Dopo tutto, sono stati al nostro servizio giorno e notte per molti anni. Possiamo fidarci ciecamente di loro.”

"Cegeka ci ha suggerito di migrare l’intera piattaforma a Microsoft Dynamics 365. Ho avuto subito piena fiducia"

- Erik van Mook, ICT manager di Profile

Un’implementazione durata solo 7 mesi

La migrazione si è svolta in due fasi. Un nuovo connettore alla piattaforma delle società di leasing era la priorità, spiega Gert: “se un cliente con un’auto in leasing entra in un'officina Profile per cambiare le gomme estive, l'officina deve prima chiedere l’autorizzazione alla società di leasing. Con il connettore il processo di approvazione è automatico e più o meno istantaneo.”

Gert: “Tuttavia, si prospettava un complesso aggiornamento della piattaforma di leasing, che significava che il nostro sistema presto non avrebbe più funzionato. Dovevamo, perciò, agire immediatamente e concludere il lavoro prima del picco invernale – il periodo più intenso per Profile – per garantire il servizio per il mercato olandese del leasing".

Già a partire dal 1° luglio 2020, la prima parte della migrazione fu completata. Missione compiuta. Erik “Cegeka comprende sempre all’istante quanto serio sia un problema per noi. Conoscono profondamente il nostro business e ragionano molto bene tecnicamente insieme a noi. Ciò permette loro di giudicare esattamente quali sono priorità su cui bisogna muoversi velocemente."

“Cegeka comprende sempre all’istante quanto serio sia un problema per noi. Conoscono profondamente il nostro business.”

- Erik van Mook, ICT manager at Profile

Nella seconda fase, è stato il turno delle altre cinque business unit. Cegeka ha trasferito tutti i dati del mercato dei mezzi pesanti, del servizio di soccorso stradale, del mercato del leasing belga, degli e-commerce e della contabilità a Microsoft Dynamics 365. Il progetto di migrazione è stato concluso completamente all'inizio di dicembre 2020, due mesi prima del previsto.

Notevoli risparmi ogni anno

Erik è entusiasta: “Se mi chiedi, Cegeka finora è il miglior partner di sviluppo Microsoft e Gert il migliore architetto IT d’Europa. L’intera migrazione è andata in modo eccellente, si merita un 9,5/10. Il nostro project manager esterno, Pieter Verboom, non aveva mai visto una migrazione ERP di questa portata in cui sia il budget che i tempi sono stati rispettati."

“La moderna piattaforma cloud ci porta molti profitti, specialmente lato gestione,” afferma Erik “siamo in grado di ridimensionare i nostri server e spegnerne alcuni immediatamente, risparmiando un 20% sui costi di hosting, senza dover più acquistare nuove e costose licenze SQL Server. Nel complesso risparmiamo migliaia di euro ogni anno."

“La collaborazione si merita un 9.5/10. Risparmiamo diverse decine di migliaia di euro all’anno con la nuova piattaforma cloud.”

- Erik van Mook, ICT manager di Profile

Primo progetto di migrazione da remoto

In circostanze normali, Cegeka svolge diversi test on-site in collaborazione con il cliente. In fin dei conti, gli utenti non dovrebbero quasi accorgersi del cambiamento. Le misure per contrastare la pandemia possono aver interferito con la migrazione, ma non l'hanno interrotta.

Con l'assistenza remota, Profile ha avuto modo di testare ampiamente la piattaforma. Il processo è andato senza intoppi, perché Cegeka ha garantito che tutto funzionasse esattamente come i dipendenti e i partner erano abituati. Gert: "Dal punto di vista funzionale, abbiamo cambiato il sistema il meno possibile, in modo che tutti i flussi continuassero a funzionare e le interruzioni fossero pressochè impossibili. Di conseguenza, la pandemia da Coronavirus non ha avuto quasi nessun impatto sulla migrazione".

“Dal punto di vista funzionale, abbiamo cambiato il sistema il meno possibile, in modo che tutti i flussi continuassero a funzionare e le interruzioni fossero pressochè impossibili. Profile è stata in grado di lavorarci immediatamente”

- Geert Neetesonne, Solution Architect di Cegeka

Il cuore di un ecosistema

Grazie alla migrazione, la cooperazione fra Profile e tutti gli altri partner esterni funziona molto bene. Microsoft Dynamics 365 è il cuore di un complesso ecosistema fra clienti, fornitori, compagnie di leasing, franchisees e tutti gli altri stakeholder. “Ci ha dato l’agognato impulso tecnologico per migliorare i nostri servizi. La nuova piattaforma ci avvantaggia tutti” afferma Erik.

Infine, Cegeka ha immediatamente aggiunto alcuni extra che hanno dato una spinta sia alle attività finanziarie sia a quelle operative. Gert: “Grazie ad un collegamento a Google Street View, il servizio di soccorso stradale può immediatamente vedere se l’autocarro guasto si trova in una zona facilmente accessibile. Inoltre, il portale Finance, che da visibilità alle filiali Profile delle transazioni finanziarie con l’headquarter, è ora compreso in Dynamics 365. D’ora in avanti, Profile ha una overview completa di tutte le attività in un’unica piattaforma.”

Inoltre, l’integrazione di Microsoft Dynamics 365 con Power BI e Azure offre molte opportunità commerciali per Profile. Erik “Possiamo finalmente rispondere a una lunga lista di richieste dei clienti. Ciò non sarebbe mai stato possibile con la vecchia piattaforma."

Le compagnie di leasing, per esempio, possono tenere facilmente traccia del loro parco pneumatici. La piattaforma connette i veicoli in leasing che hanno richiesto nuovi pneumatici con le officine con gomme disponibili nell’area selezionata. “In questo modo, il sistema li aiuta a risparmiare centinaia di migliaia di euro”.

Uno sguardo al futuro

Ora che il nuovo sistema ERP è stabilizzato, le due aziende si siederanno nuovamente al tavolo virtuale per definire i prossimi passi. Profile vuole espandere ulteriormente la piattaforma per ampliare i servizi per i partner e sta già sviluppando un certo numero di idee.

“La cooperazione con CEGEKA è essenziale per le nostre ambizioni. Non solo sono qui giorno e notte, ma pensano anche al futuro. CEGEKA è uno dei nostri migliori fornitori.”, conclude Erik “il loro più grande fattore di successo? Semplice, il loro team dedicato di esperti e l’enorme esperienza.”

“La cooperazione con Cegeka è essenziale per le nostre ambizioni, Cegeka è uno dei nostri migliori fornitori.”

- Erik van Mook, ICT manager di Profile

Vi state chiedendo cosa può portare Microsoft Dynamics 365 alla vostra azienda? Fatecelo sapere. Siamo felici di pensarci insieme a voi.