De volwassenheidskloof van de werkplek: Waar staan organisaties, waarom is dit belangrijk en hoe kan je de volwassenheid van je werkplek evalueren

Een grondige beoordeling helpt om tekortkomingen te identificeren, brengt mogelijkheden voor verbetering aan het licht en zorgt er bovendien voor dat de digitale werkplekinitiatieven aansluiten bij de belangrijkste bedrijfsdoelstellingen—of het nu gaat om ESG, werknemerservaring, productiviteit of verkoop. Om deze afstemming succesvol te maken, moet IT nauw samenwerken met de business stakeholders. Lees onze blog Hoe IT business stakeholders kan betrekken bij het vormgeven van de digitale werkplek, om meer te weten te komen over het bevorderen van deze samenwerking.

In deze blog belichten we de verschillende volwassenheidsniveaus van digitale werkplekken, tonen we hoe je de volwassenheid van je eigen organisatie kan beoordelen en daardoor investeringen beter kan prioriteren en leggen we uit waar organisaties staan met hun volwassenheid.

De volwassenheidsniveaus van de digitale werkplek  

Er zijn verschillende modellen op de markt (Microsoft, Gartner, Forrester, etc.) om de volwassenheid van digitale werkplekken te meten; ze bieden elk een raamwerk om de digitale transformatie en volwassenheid van je organisatie te beoordelen. Bij Cegeka hebben we ons eigen "Cegeka Microsoft 365 Maturity Model" ontwikkeld (gebaseerd op het Maturity Model for M365) om de capaciteiten van de digitale werkplek van een organisatie te evalueren en zullen we de volwassenheidsniveaus uitleggen op basis van ons eigen model.

Het Cegeka Microsoft 365 Maturity Model kan de volwassenheid beoordelen op zeven belangrijke gebieden: Apparatuur (bijv. apparaten en levenscyclusbeheer van apparaten), Infrastructuur (bijv. applicatiemodernisering), Beveiliging (bijv. endpointbeveiliging), Teamwork (bijv. samenwerking), Ondersteuning (bijv. proactieve ondersteuning en shift-left van ondersteuning), Productiviteit (bijv. AI en Device Lifecycle Management) en Digitaal Welzijn (bijv. ervaringsmonitoring en -beheer). Het beoordelen van elk gebied is niet verplicht. In plaats daarvan kan je je richten op de gebieden die het meest kritisch zijn voor het bereiken van je bedrijfsdoelstellingen. Organisaties beoordelen doorgaans minstens twee of drie belangrijke gebieden om noodzakelijke verbeteringen te identificeren en zinvolle vooruitgang te boeken. Elk gebied wordt beoordeeld door middel van workshops en een gestructureerde vragenlijst, resulterend in een volwassenheidsscore tussen 100 en 500. Deze score bepaalt de plaatsing van het gebied binnen een van de vijf volwassenheidsniveaus (zie Tabel 1 voor details). Volwassenheidsniveaus kunnen variëren tussen verschillende gebieden. Bijvoorbeeld, je organisatie kan hoog scoren (bijv. 400) op Beveiliging maar lager (bijv. 200) op Teamwork. In deze gevallen raden we organisaties aan om verbeteringen te prioriteren die aansluiten bij hun strategische doelen. Gerichte acties moeten worden geïmplementeerd om de geïdentificeerde gebieden naar het volgende volwassenheidsniveau te tillen.

Tabel 1: Cegeka's M365 Maturity Model

Hoe je je eigen volwassenheid kan beoordelen en digitale werkplekinvesteringen kan prioriteren

Om de volwassenheid van je digitale werkplek te evalueren, raden we aan de volgende belangrijke stappen te volgen. Voor een meer diepgaande handleiding over het beoordelen van volwassenheid en het prioriteren van investeringen, download ons e-book of bekijk onze infographic voor een visueel overzicht.

Step 1 - Definieer de bedrijfsdoelstellingen 

Step 2 – Voer een volwassenheidsbeoordeling uit 

Step 3 - Identificeer zwakke gebieden en prioriteer verbeteringen 

Step 4 - Stel een roadmap op 

Step 5 - Implementeer je moderne werkplek 

Step 6 - Meet succes en pas de strategie aan 

Waar staan organisaties qua volwassenheid van hun digitale werkplek? 

De volwassenheid van digitale werkplekken varieert aanzienlijk tussen organisaties, regio's en sectoren. Hoewel we verwachten dat het gemiddelde volwassenheidsniveau in de markt rond de 200 ligt, merken we dat organisaties die prioriteit geven aan werknemerservaring en automatisering vaak een niveau van 300 bereiken.

Volwassenheidsniveaus verschillen vaak tussen digitale werkplekgebieden, waarbij sommige gebieden veel hoger scoren dan andere. Een veelvoorkomend achterblijvend gebied is de volwassenheid van Apparatuur. Veel organisaties volgen een vaste vervangingscyclus voor hun hardware in plaats van een datagestuurde aanpak. Dit leidt tot een lagere productiviteit, hogere (onderhouds)kosten en een verhoogde milieu-impact, omdat werknemers gedwongen worden te werken met verouderde en inefficiënte apparaten. Organisaties met KPI's op het gebied van productiviteit, duurzaamheid of kostenreductie streven vaak naar verbetering van de volwassenheid van hun apparatuur om hun doelstellingen op deze punten te bereiken. Een ander vaak ondermaats presterend item binnen Infrastructuur is Applicatiemodernisering. Als een belangrijke bedrijfsapplicatie—een die de meest waardevolle (persoonlijke) gegevens verwerkt—on-premise blijft, wordt het moeilijk om moderne cloud-gebaseerde beveiligingsmaatregelen te implementeren, wat de gegevensbeveiliging en nalevingsvolwassenheidsniveaus zeer sterk beïnvloedt. Het moderniseren van de applicatie wordt een topprioriteit om zowel de infrastructuur- als beveiligingsvolwassenheid te verbeteren. Dit is vooral cruciaal voor organisaties met KPI's voor het verbeteren van GDPR-naleving, aangezien het bereiken van een hogere infrastructuurvolwassenheid essentieel is om aan de regelgeving te voldoen.

Daar waar een hoge volwassenheid wordt vastgesteld zien we vaak moderne managementpraktijken, zoals organisaties die gebruikmaken van cloudgebaseerd werkplekbeheer met één enkele oplossing voor het beveiligen en beheren van alle werkplekken. Daarnaast zien we dat organisaties vaak een hoge volwassenheid hebben in beveiliging, waarbij ze vaak de Zero Trust-principes volgen om gegevens en systemen te beschermen, continue toegangsverificatie te waarborgen en risico's te minimaliseren.

Bij Cegeka geloven we dat een gemiddelde digitale werkplekvolwassenheid van minstens 300 essentieel is voor organisaties om efficiënt te kunnen werken in het huidige digitale landschap. Echter, vereiste volwassenheidsniveaus kunnen variëren afhankelijk van de bedrijfsdoelstellingen, wat betekent dat voor sommige gebieden een hoger niveau nodig is dan voor andere. Vanuit Cegeka kan het ondersteunen van organisaties op of onder niveau 100 met een outsourcing/managed services-model niet haalbaar zijn vanwege de uitgebreide middelen die nodig zijn. Toch kunnen we hun werkplekvolwassenheid nog altijd verbeteren door middel van on-site expertise, on-demand diensten of gerichte verbeterprojecten om hen te helpen niveau 200 of hoger te bereiken, zodat ze klaar zijn voor managed services. We raden deze organisaties ten zeerste aan om hun volwassenheidsgroei te versnellen door een gestructureerde roadmap te ontwikkelen en te volgen om het vereiste niveau te bereiken.

Als je je digitale werkplekvolwassenheid wil beoordelen of verhogen, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen.

* Gartner, 2023, Nationwide Thrives With a Data-Driven Level 4 Digital Workplace