Hoe IT business stakeholders kan betrekken bij het vormgeven van de digitale werkplek

Om dat obstakel te overwinnen, is het cruciaal voor CIO's om belangrijke business stakeholders reeds vroeg in het proces te betrekken. Door digitale werkplekinvesteringen af te stemmen op bredere zakelijke initiatieven—zoals duurzaamheid, digitale werknemerservaring (DEX), welzijn van werknemers, productiviteit, operationele efficiëntie en omzetgroei—kunnen ze een overtuigende business case opbouwen. Door dit te doen, kunnen ze buy-in verkrijgen van zowel bedrijfsleiders als management, waarbij ze benadrukken dat het succes van deze strategische initiatieven afhankelijk is van een sterke technische basis.

In dit artikel leggen we het belang uit van het dichten van de kloof en bieden we CIO's en IT-managers een duidelijke, stapsgewijze handleiding voor het effectief betrekken van business stakeholders bij het vormgeven van de toekomst van de digitale werkplek, zodat IT-initiatieven en overkoepelende bedrijfsdoelstellingen goed op elkaar zijn afgestemd. 

Het belang van het dichten van de kloof tussen business en IT  

Hoewel zowel business- als IT-teams uiteindelijk werken aan het succes van de organisatie, zijn hun prioriteiten vaak zeer verschillend. IT-teams richten zich op beveiliging, schaalbaarheid en efficiëntie, waarbij ze zorgen voor een stabiele infrastructuur die de activiteiten ondersteunt. Bedrijfsleiders daarentegen geven prioriteit aan omzetgroei, klantenervaring en innovatie, zij zoeken vooral naar manieren om concurrentievoordeel te behalen. Deze verschillende perspectieven kunnen leiden tot spanningen en een verkeerde afstemming van de investeringen in de digitale werkplek.

Een belangrijke factor die bijdraagt aan deze kloof is het gebrek aan een gemeenschappelijke taal. IT- en business leiders benaderen uitdagingen vaak vanuit verschillende invalshoeken—technisch versus strategisch—waardoor het moeilijk is om behoeften en verwachtingen effectief te vertalen. Daarnaast speelt budgetownership hier ook een belangrijke rol. IT-budgetten worden vaak gezien als een kostenpost en investeringen worden vaak geëvalueerd op directe ROI, terwijl business teams vooral op zoek zijn naar groeimogelijkheden en initiatieven die inkomsten genereren. Door deze dynamiek kan het voor CIO's en IT-managers vaak een uitdaging worden om financiering te verkrijgen voor kritieke digitale werkplekprojecten.

Wanneer IT- en bedrijfsstrategieën niet op elkaar zijn afgestemd, lopen organisaties aanzienlijke risico's. Verkeerd afgestemde investeringen kunnen leiden tot onderbenutte technologie, met verspilling van middelen en inefficiëntie als gevolg. Volgens Gartner zullen multidisciplinaire digitale werkplekteams die zakelijke en technologische rollen combineren, tot 2027 50% meer kans hebben op positieve resultaten dan teams die alleen door IT zijn gevormd. Dit benadrukt het belang van het afstemmen van zakelijke en IT-strategieën om een digitale werkplek te creëren die de bedrijfsdoelstellingen effectief ondersteunt. 

Een stapsgewijze aanpak 

Stap 1: Identificeer de belangrijke stakeholders 

Het betrekken van de juiste stakeholders van bij de start is essentieel voor het verkrijgen van buy-in en het behouden van afstemming gedurende het hele proces. Belangrijke stakeholders zijn meestal executive leaders (C-level), business - en operations managers, finance en procurement managers, evenals HR en compliance professionals.

Stap 2: Definieer gezamenlijke doelstellingen en KPI's

Zodra de stakeholders zijn geïdentificeerd, is de volgende stap het vaststellen van gemeenschappelijke zakelijke en IT-doelstellingen, samen met duidelijke key performance indicators (KPI's), om te zorgen voor afstemming op de gewenste resultaten. Vaak voorkomende doelstellingen zijn omzetgroei, marktuitbreiding, ESG-initiatieven, werknemerservaring, productiviteit en operationele efficiëntie.

Stap 3: Beoordeel het volwassenheidsniveau van jouw digitale werkplek

Voordat je use cases definieert of een roadmap opstelt, is het cruciaal om de huidige staat van jouw digitale werkplek te beoordelen. Een dergelijke evaluatie helpt bij het identificeren van tekortkomingen en verbeterpunten en zorgt voor een sterke basis voor toekomstige initiatieven.

Wil je meer weten over volwassenheidsniveaus van digitale werkplekken? Lees onze blog De volwassenheidskloof van de werkplek: Waar staan de organisaties, waarom is dit belangrijk en hoe kan je de volwassenheid van je werkplek evalueren.

Stap 4: Geef prioriteit aan use cases met een grote impact  

Met een duidelijk begrip van jouw huidige situatie en van je gemeenschappelijke doelen is het cruciaal om business stakeholders betrokken te houden terwijl je de meest impactvolle use cases identificeert die aansluiten bij jouw bedrijfsdoelstellingen. Hun input zorgt ervoor dat de gekozen use cases tastbare waarde voor de organisatie opleveren.

Stap 5: Maak een roadmap 

Zodra de use cases geprioriteerd zijn, stel je een roadmap op die de volgorde en tijdlijn voor de implementatie van de digitale werkplekinitiatieven schetst. Houd opnieuw stakeholders betrokken om ervoor te zorgen dat de roadmap in lijn blijft met de bedrijfsprioriteiten en succesvol wordt uitgevoerd. 

Stap 6: Implementeer de digitale werkplek 

Zodra het plan is uitgewerkt, start je met de uitvoering ervan en zorg je ervoor dat alle stakeholders regelmatig op de hoogte worden gehouden. Dit bevordert transparantie en houdt iedereen op dezelfde lijn. Betrek business stakeholders bij belangrijke fasen om beslissingen te valideren en ervoor te zorgen dat de implementatie voldoet aan deverwachtingen en zakelijke behoeften.

Stap 7: Volg de voortgang op en optimaliseer 

Bezorg stakeholders en management regelmatig dashboards en rapporten om de resultaten te monitoren. Deze tools benadrukken trends en verbeterpunten. Feedbackloops zijn cruciaal voor continue optimalisatie, waardoor de digitale werkplek evolueert en afgestemd blijft op de doelstellingen en KPI’s van de organisatie. 

Conclusie 

Door digitale werkplekinvesteringen af te stemmen op bredere business doelstellingen zoals duurzaamheid, welzijn van werknemers en omzetgroei, kunnen CIO's en IT-managers de benodigde sponsoring en het budget voor deze transformerende projecten veilig stellen. Als betrouwbare partner met jarenlange ervaring in het moderniseren van digitale werkplekken, begrijpt Cegeka de uitdagingen die hierbij komen kijken. Wij kunnen jouw organisatie begeleiden bij elke stap—van het inspireren van je team tot het organiseren van workshops met business stakeholders, het implementeren van oplossingen en het aanbieden van KPI-dashboards. Neem gerust contact met ons op, zodat wij jou bij elke stap van jouw traject kunnen ondersteunen. Wilt u weten hoe u prioriteit kunt geven aan investeringen in uw technische fundering? Lees ons blogartikel “Prioriteiten stellen aan investeringen in 2025: Building the Foundation of a Modern Workplace”, om de belangrijkste strategieën voor succes te ontdekken. Neem gerust contact met ons op om u bij elke stap te ondersteunen.