Home

Klantenverhalen

Landmark Global: snel pakjes verwerken met Power Apps

Michaël Bergez, Directeur Landmark Global

Publieke Sector

Uitdaging

Need for a modern cloud based ERP solution
Improvement of customer experience
Being able to be futureproof for any innovation projects

Resultaten

Accelerated digitization
Improved customer experience
Higher working efficiency

About Landmark Global

Deel van bpostgroup
Belgische vestiging in Machelen
Clearance van pakjes van buiten EU

Solution and Technology

Content here

Oplossing & Technologie

MICROSOFT POWER PLATFORM

Business

“Je pakje is verzonden.” Het is een vertrouwde melding in onze mailboxen. Bestelde je dat pakje bij een webshop buiten de EU, dan is het toch even wachten voor het op je stoep ligt. In de kantoren en het warehouse van Landmark Global in Machelen (België) doen ze er alles aan om die wachttijd zo kort mogelijk te houden. Een team van 50 medewerkers verwerkt er de pakjes die België binnenkomen van buiten de EU. Sinds de Power-app Dora hen daarbij helpt, verloopt dat proces een pak efficiënter.

Pakketten van buiten de EU inklaren

Elke Belg kent bpost als het Belgische postbedrijf. Wat velen niet weten, is dat bpostgroup vandaag een wereldwijde speler is in pakjes- en e-commercelogistiek. En daar speelt dochteronderneming Landmark Global een grote rol in: zij leveren pakjes in meer dan 220 landen. Op een site in Machelen, vlakbij de luchthaven van Zaventem, zorgt een team van Landmark Global voor de ‘inklaring’ van pakketten die afkomstig zijn van buiten de EU: het team checkt de inhoud, controleert of de nodige btw-, douane- en andere kosten zijn betaald en contacteert de ontvanger bij vragen.

Volume piekt sinds 2021

De voorbije jaren nam e-commerce wereldwijd een hoge vlucht. En dat voelen ze bij Landmark Global, vertelt Michaël Bergez, die er enthousiast het inklaringsteam leidt: “Het volume pakjes dat we hier verwerken, neemt al vele jaren zienderogen toe en is vooral drastisch gestegen sinds 2021. Toen lanceerde de EU immers een nieuwe wet die bepaalt dat er voor alle ingevoerde goederen btw en douanekosten moeten worden betaald. Vroeger gold dat enkel voor pakjes met een waarde boven de 22 euro.”

De limieten van manuele verwerking

De bottleneck werd te groot om alle pakjes manueel af te handelen. Michaël: “Jarenlang werkten we op basis van het first-in, first-out-principe. De pakjes werden manueel gesorteerd, ingescand en onze medewerkers namen de nodige acties. Moest een klant worden gecontacteerd om de inhoud te verifiëren, extra documenten op te vragen of omdat bepaalde kosten niet waren betaald, dan gebeurde dat ad-hoc. Zo kwamen klanten soms met 3 verschillende medewerkers in contact. En ontvangers moesten alsmaar langer op hun pakjes wachten. Het vele handwerk maakte het proces ook foutgevoelig, waardoor het risico op boetes opliep. We hadden echt een IT-oplossing nodig om het proces te stroomlijnen.”

“In minder dan een jaar hadden we onze investering in Dora - Douane Registratie Applicatie - terugverdiend.”

Solution

Communicatie en prioritering

Michaël en zijn collega’s brainstormden intern over de noden en mogelijkheden: “We stippelden een paar pistes uit en initieel stond het Microsoft Dynamics-platform op onze radar. Dat leek een prima oplossing om de communicatie met onze klanten te verbeteren. Maar we wilden ook de pakketten prioriteren. Pakjes met een hoge waarde, bijvoorbeeld, of waar veel douaneformaliteiten bij komen kijken, moeten op een andere manier worden afgehandeld. We wilden een tool die ons zou helpen bij die prioritering. En er moest naadloze communicatie zijn met het team in het magazijn.”

Van wit blad tot app op maat

Geen enkel standaard softwareplatform bood de functionaliteiten die Landmark Global nodig had. Ze klopten aan bij Cegeka Business Solutions, een vertrouwde softwarepartner bij bpost. Zij stelden voor om een app te bouwen met Microsoft Power Platform, het low-code ontwikkelplatform gebaseerd op Microsoft Dynamics.

“Landmark Global kwam naar ons met een open vraag, waar een modelgedreven Power App het beste antwoord op bood”, aldus Jeroen Sergeant, functioneel consultant bij Cegeka Business Solutions. “Het grote voordeel van een Power App is dat je niet vastzit aan een kader, maar een onafhankelijk verhaal kan schrijven die de noden van de klant exact inlost.”

Meer efficiëntie, tevreden klanten en medewerkers

Sinds september 2023 stroomlijnt Dora – Douane Registratie Applicatie – het volledige inklaringsproces bij Landmark Global. Michaël legt uit hoe dat werkt: “De inkomende pakjes gaan in het warehouse naar een rolcontainer, waar ze worden gescand. De details komen in het systeem terecht. Zo krijgen we een perfect overzicht van alle pakketten in het warehouse. De tool prioriteert automatisch de pakjes en medewerkers krijgen op hun scherm die pakketten te zien waarmee zij aan de slag kunnen. Dat pak handelen ze van a tot z af. Per zending hebben de klanten nog maar één contactpersoon. Dat betekent dat ze snel en professioneel worden geholpen.”

Dora zorgt dus niet alleen voor meer efficiëntie maar verbetert eveneens de dienstverlening en klanttevredenheid. “Die gestroomlijnde processen en vlotte communicatie zijn net zo leuk voor de medewerkers. En de tool is gebruiksvriendelijk. Ook dat is een must, uiteraard”, aldus Michaël. De snelle return on investment is de kers op de taart: binnen het jaar verdiende Landmark Global de investering terug.

“We startten samen van een wit blad. Cegeka luisterde naar onze noden en vertaalde die naar een app die al onze noden afvinkt.”

Approach

In close – and fun – cooperation

Om adoptie van de tool te stimuleren, stond Michaël erop op om de teamleads vanaf dag 1 bij het project te betrekken. Een interne projectmanager leidde alles in goede banen. Hij werkte nauw samen met de projectleider van Cegeka Business Solutions, die het aanspreekpunt werd voor Landmark Global. “Dankzij de wekelijkse meetings, workshops en stuurgroepen hield iedereen nauw de vinger aan de pols”, legt Jeroen uit. “Meer technische knopen hakten we door samen met mijn technische collega, die bijvoorbeeld ook het integratieluik bekeek.”

Michaël heeft niets dan lof over het team van Cegeka: “We zaten meteen op dezelfde golflengte. Iedereen stond open om van elkaar te leren en we mochten best kritisch zijn. De sfeer was amicaal, eerder dan zakelijk. Dat leidde tot fantastische resultaten.”

Gelukkig vonden Klaas en Petra een uitstekende partner in Cegeka. Petra: "Gedurende het hele project dacht het Cegeka-team voortdurend met ons mee. Ze waren oprecht nieuwsgierig naar de manier waarop we werken en snel om de unieke gevoeligheden binnen de organisatie te begrijpen. Dit was ook belangrijk voor de gebruikersacceptatie. Om succesvol te zijn, moesten we iedereen op één lijn krijgen."

Meer rapportering

Landmark Global blijft Dora ondertussen verfijnen. Bovenaan de to-do-lijst staat rapportering. “De tool is vandaag al gelinkt met Power BI, waardoor we bijvoorbeeld zicht hebben op de productiviteit. We willen graag nog meer inzichten in de manier waarop we pakketten verwerken. Dankzij het low-code concept is het makkelijk om de tool te finetunen en bij te sturen, zodat we onze services nog verder kunnen verbeteren”, besluit Michaël.

"Gedurende het hele project dacht het Cegeka-team voortdurend met ons mee. Ze waren oprecht nieuwsgierig naar de manier waarop we werken en snel om de unieke gevoeligheden binnen de organisatie te begrijpen."

Heb je vragen over deze case of ben je nieuwsgierig naar Microsoft Power Platform?

Aarzel niet om contact op te nemen! We staan volledig klaar om met jou te brainstormen en te ontdekken hoe we jouw bedrijf naar een hoger niveau kunnen tillen.

Maud D'Havé

Let's connect & discover your needs

Meer informatie

Wilt u meer informatie over onze oplossingen?
Vul ons contactformulier in en onze specialisten nemen contact met u op.

Cegeka Business Solutions helpt organisaties om een connected company te worden en zo hun concurrentie- en innovatiekracht te behouden in een veranderende wereld.