Alle klantengegevens centraliseren bij VITO

Onderzoeksmogelijkheden centraliseren bij VITO

Beweren dat VITO een positieve impact heeft op de wereld, is allerminst overdreven. De organisatie is immers gespecialiseerd in de omschakeling naar een duurzame toekomst en beschikt niet alleen over expertise op het vlak van energietransitie, maar ook op het vlak van duurzame steden, de kringloopeconomie en klimaatonderzoek.  Door vernieuwende oplossingen uit te werken voor zowel overheden, multinationals, kmo's als andere onderzoekstinstellingen geeft VITO de wereld van morgen vorm. Om de verkoopactiviteiten van zijn verschillende businessunits te centraliseren klopte VITO aan bij Cegeka voor de implementatie van Microsoft Dynamics 365 Sales.

“Hoewel VITO een onderzoekscentrum is, hebben we ook commerciële en technologietransferactiviteiten”, zegt Cathérina Elsemans, salescoördinator bij VITO. “We bieden eigenlijk kennis aan in de vorm van diensten, onderzoek en consultancy. Allerminst een klassieke salesaanpak dus. Die multidisciplinaire benadering betekent dat we voortdurend op zoek zijn naar onderzoeks- en samenwerkingsmogelijkheden.”

Klanten, partners en onderzoekers samenbrengen

De grootste uitdaging voor de VITO-salesteams? Een uniforme werkwijze vinden voor alle businessunits. “In het verleden was onze informatie over leads en opportuniteiten niet voor iedereen beschikbaar”, legt Cathérina uit. “De meeste verkopers werkten in hun eigen spreadsheets en notebooks. Onze klantengegevens waren versnipperd en er was geen ‘single source of truth’ om accounts en leads te beheren.”

Daarom wilde VITO een platform implementeren om deze gegevens te centraliseren en de manier van werken te uniformiseren. “We willen het CRM-systeem niet gewoon als een veredeld adresboek gebruiken, maar een brede database van contacten uitbouwen voor onze marketing-, verkoop- en R&D-teams”, zegt Cathérina. “Onderzoekers werken samen met partners en komen in contact met klanten. We willen al die informatie kunnen centraliseren over alle businessunits heen. Het is immers belangrijk om inzichten en informatie te delen tussen de verschillende stakeholders om nieuwe opportuniteiten te identificeren.”

Vereisten: gebruiksgemak, integratie en standaardisering

“Heel belangrijk voor ons was dat de oplossing gebruiksvriendelijk moest zijn. We hadden eerder al geprobeerd een CRM te implementeren, maar het lukte niet om de gebruikers mee aan boord te krijgen. Er waren wel wat bedenkingen binnen de organisatie”, gaat Cathérina verder.

“We wilden ook zo dicht mogelijk aanleunen bij een standaardoplossing om te veel maatwerk te vermijden. Een andere vereiste was een vlotte integratie met onze bestaande tools, zoals ons ERP en mogelijk ook HubSpot in de toekomst. Na wat marktonderzoek vonden we dat Microsoft Dynamics 365 aan alle vereisten voldeed. Onze collega’s waren al vertrouwd met het Microsoft Office-ecosysteem, en het kan naadloos geïntegreerd worden met externe tools, zodat onze gebruikers niet hun hele workflow hoeven te veranderen. Bovendien kunnen we met Dynamics informatie delen tussen businessunits onderling en binnen de hele organisatie.”

" We willen het CRM-systeem niet gewoon als een veredeld adresboek gebruiken, maar een brede database van contacten uitbouwen voor onze marketing-, verkoop- en R&D-teams ”

- Cathérina Elsemans, Sales Coordinator bij VITO

In nauwe samenwerking met Cegeka

“Na het uitschrijven van een RFQ voor de implementatie en ondersteuning kwam Cegeka Business Solutions als beste uit de bus”, zegt Cathérina. “We zijn heel tevreden over de nauwe samenwerking. Onze collega’s hebben het allemaal erg druk, maar Cegeka was daar heel flexibel in. Bovendien hebben ze ons perfect geadviseerd over hoe we onze processen kunnen standaardiseren om maatwerk te vermijden.”

“We stellen hun open en transparante aanpak erg op prijs. En ook de ondersteuning na de go-live is uitstekend. Het is handig dat we nu ondersteuning krijgen van dezelfde mensen die de implementatie deden. Ze kennen het systeem en onze organisatie immers goed.”

Niet de zoveelste tool

Het resultaat? “We zitten nog in de fase waarbij de eindgebruikers het systeem leren kennen, maar de eerste reacties zijn alvast zeer positief”, zegt Cathérina. “Onze medewerkers sparen tijd uit en werken veel gestructueerder doordat alle informatie centraal beschikbaar is. Verslagen van vergaderingen worden bijvoorbeeld in één database gedeeld. Wanneer we een nieuw project opstarten, kunnen we meteen zien of andere collega’s al hebben samengewerkt met die organisatie of met contactpersonen van die organisatie.”

“Ook de integraties zijn een grote troef. Dynamics is niet de zoveelste standalone-app uit de lange lijst waartussen gebruikers moeten schakelen. We kunnen gewoon in onze bestaande tools blijven werken en de informatie wordt automatisch bijgewerkt in de centrale database. De facturatie in onze ERP is gekoppeld aan Dynamics 365 Sales en iedereen is lovend over de integratie met Outlook en Office. Cegeka heeft ons bovendien echt geholpen met het change management, via workshops, tips en tricks, demovideo’s en handleidingen.”

" Onze medewerkers sparen tijd uit en werken veel gestructureerder doordat alle informatie centraal beschikbaar is."

- Cathérina Elsemans, Sales Coordinator bij VITO

Volgende stappen

Eenmaal de gebruikers vertrouwd zijn met de nieuwe manier van werken, plant VITO een aantal toevoegingen. “We zijn al bezig met voortdurende verbeteringen en onderzoeken marketing automation, om de hele flow van marketing naar sales leads te centraliseren binnen Dynamics”, zegt Cathérina.

“Bovendien zijn onze onderzoekers nog niet gekoppeld aan ons CRM. Daardoor missen we mogelijk nog samenwerkingsmogelijkheden. In een volgende stap willen we daarom licenties toevoegen voor onze researchers, zodat zowel de salesteams als de onderzoeksteams hun voordeel kunnen doen bij het delen van relevante contacten, expertise en netwerkmogelijkheden.”

Heb je vragen over deze klantencase of ben je benieuwd wat Microsoft Dynamics 365 Business Central voor uw bedrijf kan betekenen?

Neem contact met ons op. Wij gaan graag het gesprek aan.