Hoe IT zakelijke stakeholders kan betrekken bij het vormgeven van de digitale werkplek

Lees de vorige blogpost "Prioriteiten stellen voor investeringen in 2025: De basis leggen voor een moderne werkplek" hier. 

Om deze hindernis te overwinnen, is het cruciaal voor CIO's om belangrijke zakelijke stakeholders vroeg in het proces te betrekken. Door digitale werkplekinvesteringen af te stemmen op bredere zakelijke initiatieven—zoals duurzaamheid, digitale werknemerservaring (DEX), welzijn van werknemers, productiviteit, operationele efficiëntie en omzetgroei—kunnen ze een overtuigende business case opbouwen. Door dit te doen, kunnen ze buy-in verkrijgen van zowel zakelijke leiders als management, waarbij ze benadrukken dat het succes van deze strategische initiatieven afhankelijk is van een sterke technische basis. 

In dit artikel leggen we het belang uit van het dichten van de kloof en bieden we CIO's en IT-managers een duidelijke, stapsgewijze gids over hoe ze zakelijke stakeholders effectief kunnen betrekken bij het vormgeven van de toekomst van de digitale werkplek, waarbij sterke afstemming tussen IT-initiatieven en overkoepelende zakelijke doelen wordt gewaarborgd. 

Het belang van het dichten van de kloof tussen business en IT 

Hoewel zowel business- als IT-teams uiteindelijk werken aan het succes van de organisatie, verschillen hun prioriteiten vaak. IT-teams richten zich op beveiliging, schaalbaarheid en efficiëntie, waarbij ze zorgen voor een stabiele infrastructuur die de operaties ondersteunt. Ondertussen geven zakelijke leiders prioriteit aan omzetgroei, klantervaring en innovatie, waarbij ze manieren zoeken om concurrentievoordeel te behalen. Deze verschillende perspectieven kunnen wrijving veroorzaken, wat leidt tot misalignment in digitale werkplekinvesteringen. 

Een belangrijke factor die bijdraagt aan deze kloof is het gebrek aan een gedeelde taal. IT- en zakelijke leiders benaderen uitdagingen vaak vanuit verschillende invalshoeken—technisch versus strategisch—waardoor het moeilijk is om behoeften en verwachtingen effectief te vertalen. Bovendien speelt budgeteigendom een sleutelrol in de disconnectie. IT-budgetten worden vaak gezien als een kostenpost, waarbij investeringen nauw worden geëvalueerd op directe ROI, terwijl zakelijke teams zich richten op groeimogelijkheden en omzetgenererende initiatieven. Deze dynamiek kan het uitdagend maken voor CIO's en IT-managers om financiering te verkrijgen voor kritieke digitale werkplekprojecten. 

Wanneer IT- en bedrijfsstrategieën niet zijn afgestemd, lopen organisaties aanzienlijke risico's. Niet-uitgelijnde investeringen kunnen leiden tot onderbenutte technologie, wat resulteert in verspilde middelen en inefficiënties. Volgens Gartner zullen multidisciplinaire digitale werkplekteams die zakelijke en technologische rollen combineren, tot 2027 50% meer kans hebben om positieve resultaten te leveren dan teams die alleen door IT zijn gevormd. Dit benadrukt het belang van het afstemmen van zakelijke en IT-strategieën om een digitale werkplek te vormen die effectief zakelijke doelstellingen ondersteunt. 

Een stapsgewijze aanpak 

Stap 1: Identificeer belangrijke stakeholders  

Het betrekken van de juiste stakeholders vanaf het begin is essentieel voor het verkrijgen van buy-in en het behouden van afstemming gedurende het hele proces. Belangrijke stakeholders omvatten doorgaans uitvoerende leiders (C-level), bedrijfs- en operationele managers, financiële en inkoopmanagers, evenals HR- en compliance-professionals. 

Stap 2: Definieer gedeelde doelen en KPI's  

Zodra stakeholders zijn geïdentificeerd, is de volgende stap het vaststellen van gedeelde zakelijke en IT-doelen, samen met duidelijke key performance indicators (KPI's), om afstemming op gewenste resultaten te waarborgen. Veelvoorkomende doelstellingen zijn vaak omzetgroei, marktuitbreiding, ESG-initiatieven, werknemerservaring, productiviteit en operationele efficiëntie. 

Stap 3: Beoordeel het volwassenheidsniveau van jouw digitale werkplek  

Voordat je use cases definieert of een roadmap opstelt, is het cruciaal om de huidige staat van jouw digitale werkplek te beoordelen. Deze evaluatie helpt hiaten en verbeterpunten te identificeren, waardoor een sterke basis voor toekomstige initiatieven wordt gewaarborgd. 

Wil je meer weten over volwassenheidsniveaus van digitale werkplekken? Lees ons blogartikel: De volwassenheidskloof van de werkplek: Waar staan organisaties, waarom is het belangrijk en hoe beoordeel je je eigen volwassenheid.

Stap 4: Prioriteer use cases met hoge impact  

Met een duidelijk begrip van jouw huidige situatie en gedeelde doelen is het cruciaal om zakelijke stakeholders betrokken te houden terwijl je de meest impactvolle use cases identificeert die aansluiten bij jouw zakelijke doelstellingen. Hun input zorgt ervoor dat de gekozen use cases tastbare waarde voor de organisatie opleveren. 

Stap 5: Maak een roadmap  

Zodra de use cases zijn geprioriteerd, ontwikkel een roadmap die de volgorde en tijdlijnen voor de implementatie van digitale werkplekinitiatieven schetst. Houd opnieuw stakeholders betrokken om ervoor te zorgen dat de roadmap blijft afgestemd op zakelijke prioriteiten en succesvol wordt uitgevoerd. 

Stap 6: Implementeer de digitale werkplek  

Zodra het plan is opgesteld, begin met de uitvoering en zorg ervoor dat regelmatige updates worden gedeeld met alle stakeholders. Dit bevordert transparantie en houdt iedereen op één lijn. Betrek zakelijke stakeholders bij belangrijke stadia om beslissingen te valideren en ervoor te zorgen dat de implementatie voldoet aan verwachtingen en zakelijke behoeften. 

Stap 7: Volg en optimaliseer de voortgang  

Bied dashboards en regelmatige rapporten aan stakeholders en management om resultaten te monitoren. Deze tools benadrukken trends en verbeterpunten. Feedbackloops zijn cruciaal voor continue optimalisatie, waardoor de digitale werkplek evolueert en blijft afgestemd op organisatorische doelen en KPI's. 

Conclusie 

Door digitale werkplekinvesteringen af te stemmen op bredere zakelijke doelen zoals duurzaamheid, welzijn van werknemers en omzetgroei, kunnen CIO's en IT-managers de benodigde sponsoring en budget voor deze transformerende projecten veiligstellen. Als een vertrouwde partner met jarenlange ervaring in het moderniseren van digitale werkplekken, begrijpt Cegeka de uitdagingen die hierbij komen kijken. Wij kunnen jouw organisatie begeleiden bij elke stap van de weg—van het inspireren van jouw team, tot het organiseren van workshops met zakelijke stakeholders, tot het implementeren van oplossingen en het bieden van KPI-dashboards. Neem gerust contact met ons op om je bij elke stap van de weg te ondersteunen.